Nền tảng AI, prompt và bảo mật dữ liệu
Khóa học trong ba con số
Bản đồ buổi học: năm trạm
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55Mỗi bài gửi AI 2 file, nhận về 1 file Word
| Bài | File 1: mẫu của Trường | File 2: ghi chú | File kết quả (mẫu) |
|---|---|---|---|
| Kiểu 1 · Kế hoạch | 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx | 01_kieu-1_ghi-chu-ke-hoach-tap-huan.docx | 01_kieu-1_ke-hoach-tap-huan.docx |
| Kiểu 2 · Thông báo | 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx | 02_kieu-2_ghi-chu-hop-giao-ban.docx | 02_kieu-2_thong-bao-doi-hop-giao-ban.docx |
| Kiểu 3 · Biên bản | 04_mau-8-bien-ban.docx | 03_kieu-3_ghi-chu-roi-cuoc-hop.docx | 03_kieu-3_bien-ban-hop.docx |
| Trạm 3 · Công văn thanh toán | 02_mau-5-cong-van.docx | Bản đã che của 04_tram-3_giay-de-nghi... | 04_tram-3_cong-van-de-nghi-thanh-toan.docx |
| Trạm 4 · Giấy mời | 03_mau-6-giay-moi.docx | 05_tram-4_ghi-chu-giay-moi-va-cong-van.docx (Phần A) | 05_tram-4_giay-moi.docx |
| Trạm 4 · Công văn xin phòng | 02_mau-5-cong-van.docx | 05_tram-4_ghi-chu-giay-moi-va-cong-van.docx (Phần B) | 06_tram-4_cong-van-de-nghi-bo-tri-phong.docx |
Thư mục 04-file-thuc-hanh-buoi-1: 01-file-dau-vao (ghi chú), 04-mau-cua-truong (mẫu tách nguyên từ file Word Phụ lục V Trường gửi), 05-ket-qua-mau (kết quả để đối chiếu). Mọi tên người, số liệu là giả lập.
Cách làm chung: gửi mẫu + ghi chú, nhận file Word
Đính kèm 2 file
ChatGPT, cuộc trò chuyện mới. Bấm dấu +, Thêm ảnh và tệp: chọn File 1 (mẫu của Trường) và File 2 (ghi chú).
Dán prompt, gửi
Prompt nói rõ: File 1 là mẫu nào, File 2 là gì, điền thẳng vào File 1, trả về file .docx.
Chờ, tải file về
ChatGPT cần vài phút để tạo file (thử ngày 05/11/2026: 6 phút 29 giây). Bấm file trả về, tải xuống, mở bằng Word.
Kiểm, tự điền
So với tiêu chí "Đạt khi". Điền các chỗ [...] tô vàng. File > Print xem trước.
Chỉ ghi "theo Mẫu 8" thì AI không có văn bản của Trường nên tự bịa. Gửi chính file mẫu, AI điền vào đó nên giữ đúng phần đầu, phông, lề, chữ ký. Gói miễn phí giới hạn số file tải lên mỗi ngày.
Trạm 1: AI vận hành thế nào
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55AI không tra cứu, AI đoán chữ tiếp theo
Context window: trí nhớ ngắn hạn của một cuộc trò chuyện
Bốn cái bẫy khi dùng AI cho văn bản
| Cái bẫy | Trông như thế nào | Cách tránh |
|---|---|---|
| Bịa thông tin | Thêm thời gian, địa điểm, thành phần không có trong ghi chú | Ghi rõ: thiếu thông tin thì để [...] và hỏi lại |
| Bịa trích dẫn | Ghi số hiệu nghị định, điều khoản không có thật | Chỉ cho dẫn văn bản mình đưa; mở văn bản gốc kiểm |
| Sai số liệu | Cộng sai tổng, chép nhầm số của đơn vị này sang đơn vị khác | Bắt AI tự phản biện; tự cộng lại các số quan trọng |
| Tự tin nhưng sai | Giọng chắc chắn nên người đọc không kiểm lại | Bắt AI liệt kê chỗ chưa chắc trước khi giao bản cuối |
Nguyên tắc chung: AI soạn nháp, người ký chịu trách nhiệm. Mọi số, tên, căn cứ phải đối chiếu với văn bản gốc.
AI ghi: "Căn cứ Điều 12 Quy định công tác văn thư của Trường". Anh chị làm gì?
Trạm 2: Ba kiểu ra lệnh
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55Một prompt đủ ý có năm phần
| Phần | Trả lời câu hỏi | Ví dụ trong văn phòng |
|---|---|---|
| Vai trò | AI đóng vai ai? | Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính tổng hợp |
| Bối cảnh | Ai gửi, gửi ai? | Trường Đại học Y Dược Cần Thơ; gửi trưởng các đơn vị |
| Nhiệm vụ | Làm việc gì, giới hạn gì? | Soạn thông báo dời họp, chỉ dùng thông tin trong ghi chú |
| Định dạng | Theo mẫu nào? | Mẫu 4 - Văn bản có tên loại, Phụ lục V kèm QĐ 1488/QĐ-ĐHYDCT |
| Ví dụ mẫu | Có bản chuẩn nào để bám theo? | Dán một thông báo cũ đã ban hành, đã che tên người |
Thiếu phần nào, AI tự đoán phần đó. Đoán càng nhiều, càng dễ sai.
Ba kiểu ra lệnh: ba việc khác nhau, ba lúc khác nhau
| Kiểu | AI làm gì | Dùng khi | Ví dụ hôm nay |
|---|---|---|---|
| 1. Trình bày hướng làm trước | Đưa dàn ý, thông tin thiếu, giả định; chưa viết | Văn bản dài: sửa dàn ý 1 phút, sửa bản đầy đủ 20 phút | Kế hoạch tập huấn |
| 2. Hỏi lại từng câu trắc nghiệm | Hỏi lần lượt từng câu, có lựa chọn đề xuất; mình chọn xong mới hỏi tiếp | Ghi chú còn thiếu, chưa chốt | Thông báo dời họp |
| 3. Tự phản biện sau khi làm | Đóng vai người kiểm tra khó tính, soi lại bản vừa viết | Văn bản có số liệu, ý kiến, kết luận | Biên bản họp |
Ba kiểu dùng độc lập. Với việc quan trọng có thể dùng cả ba trong một cuộc trò chuyện.
Kiểu 1. Trình bày hướng làm trước khi làm
Tình huống: Ban Giám hiệu giao Phòng Hành chính tổng hợp lập KẾ HOẠCH tập huấn nội bộ về AI cho 60 viên chức chưa dự khóa. Văn bản dài, nhiều mục, có bảng phân công: viết sai bố cục thì sửa rất lâu, nên bắt AI trình bày hướng làm trước. Gửi AI: File 1 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020); File 2 01_kieu-1_ghi-chu-ke-hoach-tap-huan.docx.
File Word Kieu1_ke-hoach_ho-ten.docx: kế hoạch đúng Mẫu 4, có 5 mục và bảng phân công; tên báo cáo viên, số tiền kinh phí để [...] tô vàng cho anh chị tự điền.
Kiểu 1 · Prompt 1: chưa viết, trình bày hướng làm
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx: mẫu văn bản có tên loại của Trường (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 01_kieu-1_ghi-chu-ke-hoach-tap-huan.docx: ghi chú ý tưởng kế hoạch.Tôi cần soạn KẾ HOẠCH (số ký hiệu .../KH-ĐHYDCT) tổ chức tập huấn nội bộ, trình bày đúng File 1. CHƯA VIẾT KẾ HOẠCH. Trước hết trình bày hướng làm:1. Dàn ý các mục lớn (I, II, III...), mỗi mục định viết gì, 1 dòng.2. Bảng phân công định có những cột nào.3. Thông tin File 2 còn thiếu (sẽ để [...]).4. Giả định bạn định dùng, nếu có.Dừng lại, chờ tôi duyệt hoặc sửa.
Kiểu 1 · Duyệt hướng làm, rồi mới cho viết ra file
Dàn ý: I. Mục đích, yêu cầu · II. Đối tượng, thời gian, địa điểm · III. Nội dung và báo cáo viên · IV. Kinh phí · V. Tổ chức thực hiện (bảng phân công).
Bảng phân công: STT, Nội dung công việc, Đơn vị chủ trì, Đơn vị phối hợp, Thời hạn.
Còn thiếu: tên 2 báo cáo viên; số tiền kinh phí; họ tên người ký.
Giả định: khai mạc chỉ ở lớp 1.
Đồng ý hướng làm. Sửa: bảng phân công bỏ cột "Đơn vị phối hợp", cột "Đơn vị chủ trì" đổi thành "Đơn vị thực hiện". Bây giờ viết kế hoạch đầy đủ, điền thẳng vào File 1, trả về file Word .docx: - Giữ nguyên phần đầu, đường kẻ, phông, cỡ chữ, lề, khối chữ ký của File 1; "TÊN LOẠI VĂN BẢN" đổi thành KẾ HOẠCH; xóa dòng tên mẫu và chú thích cuối trang. - Bảng phân công làm bằng bảng Word. - Thiếu thông tin thì để [...] và tô vàng. - Người ký: KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG. Tên file: Kieu1_ke-hoach_ho-ten.docx
Kiểu 1 · Kết quả: file kế hoạch đúng Mẫu 4
Kieu1_ke-hoach_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/01_kieu-1_ke-hoach-tap-huan.docx)
Đạt khi:
- Phần đầu, Quốc hiệu, đường kẻ giữ nguyên như File 1; Số: .../KH-ĐHYDCT
- Đủ 5 mục; ngày giờ dạng "từ 8 giờ 00 đến 11 giờ 00, thứ Ba, ngày 01/12/2026"
- Bảng phân công 4 cột, hạn 20/11, 27/11, 18/12/2026 khớp ghi chú
- Không có tên báo cáo viên, số tiền bịa ra
- Người ký KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Anh chị tự điền tên 2 báo cáo viên, số tiền, thời hạn dự trù kinh phí, họ tên người ký (các chỗ tô vàng).
Kiểu 2. Hỏi lại từng câu trắc nghiệm rồi mới làm
Tình huống: Họp giao ban tháng 11 phải dời lịch, cần thông báo gấp cho trưởng các đơn vị. Ghi chú còn bỏ ngỏ: ai ký, email nhận báo cáo, có nêu lý do dời không. Cho AI viết luôn thì AI sẽ tự đoán, nên bắt AI hỏi từng câu. Gửi AI: File 1 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020); File 2 02_kieu-2_ghi-chu-hop-giao-ban.docx.
File Word Kieu2_thong-bao_ho-ten.docx: thông báo đúng Mẫu 4, ghi "14 giờ 00, thứ Năm, ngày 12/11/2026", Phòng họp A; email để [...]; lý do chỉ ghi "do điều chỉnh lịch công tác".
Kiểu 2 · Prompt: hỏi tôi lần lượt từng câu
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx: mẫu văn bản có tên loại của Trường (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 02_kieu-2_ghi-chu-hop-giao-ban.docx: ghi chú.Tôi cần soạn THÔNG BÁO (số ký hiệu .../TB-ĐHYDCT) thay đổi thời gian họp giao ban tháng 11 năm 2026. Ghi chú còn thiếu vài điểm. Trước khi viết, hỏi tôi LẦN LƯỢT TỪNG CÂU:- Mỗi lần 1 câu, ghi "Câu 1/n"; tối đa 4 câu.- Mỗi câu có 2 đến 4 lựa chọn A, B, C; lựa chọn bạn đề xuất đặt đầu, ghi "(Đề xuất)" kèm lý do ngắn.- Tôi trả lời xong mới hỏi câu tiếp.Hỏi xong: điền thẳng vào File 1, trả về file Word .docx.- Giữ nguyên phần đầu (BỘ Y TẾ, tên Trường, Quốc hiệu, Tiêu ngữ), các đường kẻ, phông chữ, cỡ chữ, lề trang, khối chữ ký của File 1.- Thay các chỗ "……" và chữ hướng dẫn trong ngoặc bằng nội dung; xóa dòng tên mẫu ở đầu trang và dòng chú thích cuối trang.- Ngày giờ dạng "14 giờ 00, thứ Năm, ngày 12/11/2026"; thiếu thì để [...] và tô vàng.Tên file: Kieu2_thong-bao_ho-ten.docx
Kiểu 2 · AI hỏi từng câu, mình chỉ việc chọn
Ai ký thông báo? A. KT. HIỆU TRƯỞNG / PHÓ HIỆU TRƯỞNG (Đề xuất: ghi chú chưa chốt, việc thường lệ thường do Phó Hiệu trưởng ký thay) · B. HIỆU TRƯỞNG · C. Để trống
Anh chị gõ: A
Email nhận báo cáo? A. Để [...] để bổ sung sau (Đề xuất) · B. Ghi email chung của Phòng
Anh chị gõ: A
Lý do dời lịch ghi thế nào? A. "do điều chỉnh lịch công tác" (Đề xuất, theo ghi chú) · B. Không nêu lý do
Anh chị gõ: A
| Điểm | Chọn |
|---|---|
| Người ký | KT. HIỆU TRƯỞNG / PHÓ HIỆU TRƯỞNG |
| Để [...] | |
| Lý do | "do điều chỉnh lịch công tác" |
| Nơi nhận | Trưởng các đơn vị; Lưu: VT, HCTH (2) |
AI đề xuất khác bảng này thì gõ đúng lựa chọn trong bảng. Hỏi xong, AI trả về file Word.
Kiểu 2 · Kết quả: file thông báo đúng Mẫu 4
Kieu2_thong-bao_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/02_kieu-2_thong-bao-doi-hop-giao-ban.docx)
Đạt khi:
- Số: .../TB-ĐHYDCT; tên loại THÔNG BÁO; trích yếu "Về việc..."
- Thời gian "14 giờ 00, thứ Năm, ngày 12/11/2026"; Phòng họp A; chủ trì Hiệu trưởng
- Lý do chỉ ghi "do điều chỉnh lịch công tác", không nhắc đoàn công tác
- Hạn gửi báo cáo "16 giờ 00, thứ Tư, ngày 11/11/2026"; email để [...]
- Nội dung kết thúc bằng ./.; Nơi nhận có dòng Lưu: VT, HCTH (2).
Anh chị tự điền địa chỉ email, họ tên Phó Hiệu trưởng ký.
Kiểu 3. Làm xong, bắt AI tự phản biện
Tình huống: Thư ký ghi vội cuộc họp rà soát lớp tập huấn: có số liệu (52/60 người, 28 máy, 8.400.000 đồng), có một lời nói bên lề không được ghi, có một kết luận "chưa quyết". AI viết rất trôi chảy nhưng dễ thêm ý, dễ biến "chưa quyết" thành "đã thống nhất". Gửi AI: File 1 04_mau-8-bien-ban.docx (Mẫu 8, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020); File 2 03_kieu-3_ghi-chu-roi-cuoc-hop.docx.
File Word Kieu3_bien-ban_ho-ten.docx và bảng tự phản biện của AI. Đạt khi: không có lời bên lề; kết luận 4 ghi "chưa quyết định, đưa ra cuộc họp sau"; số liệu khớp ghi chú; có giờ bắt đầu, giờ kết thúc.
Kiểu 3 · Bước 1: AI viết nháp trong khung chat
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 04_mau-8-bien-ban.docx: mẫu biên bản của Trường (Mẫu 8, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 03_kieu-3_ghi-chu-roi-cuoc-hop.docx: ghi chú cuộc họp.Soạn biên bản theo đúng các dòng của File 1: tên cuộc họp; thời gian bắt đầu; địa điểm; thành phần tham dự; chủ tọa; thư ký; nội dung (ý kiến theo thứ tự phát biểu, kết luận của chủ tọa); giờ kết thúc; nơi nhận.Chỉ dùng thông tin trong File 2; không có thì để [...].Viết bản nháp ngay trong khung chat, CHƯA tạo file.
Kiểu 3 · Bước 2: tự phản biện rồi mới xuất file
Tự phản biện bản nháp vừa viết, như một người kiểm tra khó tính:1. Câu nào KHÔNG có trong File 2? Điều gì ghi chú dặn không ghi mà bạn đã ghi?2. Mọi con số (số người, số máy, số tiền, ngày, giờ): có khớp File 2 không?3. Kết luận nào chủ tọa "chưa quyết" mà bạn viết thành đã quyết?4. So với File 1: dòng nào bị bỏ trống, đổi tên hoặc đảo thứ tự?Trình bày bảng 4 cột: STT, Chỗ kiểm, Phát hiện, Sửa thành.Sau đó điền bản đã sửa vào thẳng File 1, trả về file Word .docx.- Giữ nguyên phần đầu (BỘ Y TẾ, tên Trường, Quốc hiệu, Tiêu ngữ), các đường kẻ, phông chữ, cỡ chữ, lề trang, khối chữ ký của File 1.- Thay các chỗ "……" và chữ hướng dẫn trong ngoặc bằng nội dung; xóa dòng tên mẫu ở đầu trang và dòng chú thích cuối trang.- Ngày giờ dạng "14 giờ 00, thứ Tư, ngày 18/11/2026"; câu cuối nội dung kết thúc bằng ./.Tên file: Kieu3_bien-ban_ho-ten.docx
Kiểu 3 · Kết quả: file biên bản đúng Mẫu 8
Kieu3_bien-ban_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/03_kieu-3_bien-ban-hop.docx)
Đạt khi:
- Đủ các dòng của Mẫu 8, đúng thứ tự; Số: .../BB-ĐHYDCT; ngày 18/11/2026
- Không có chuyện máy chiếu bên lề
- 52/60 người; 28 máy tốt, 02 máy hỏng; 8.400.000 đồng
- Kết luận d) "chưa quyết định, đưa ra cuộc họp sau"
- Kết thúc 15 giờ 10; chữ ký thư ký bên trái, chủ tọa bên phải
Anh chị tự điền không có chỗ trống; chỉ in, ký.
Tóm tắt trạm 1 và 2
AI đoán chữ theo xác suất, nên luôn có thể sai một cách rất tự tin.
Kiểu 1 duyệt hướng làm; Kiểu 2 hỏi từng câu, mình chỉ chọn; Kiểu 3 bắt AI tự soi lỗi.
Luôn gửi kèm chính file mẫu của Trường, dặn AI điền thẳng vào và trả về file Word.
Trạm 3: Bảo mật, che dữ liệu
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55Mọi thứ đưa lên AI đều rời khỏi máy mình
Căn cứ: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026); Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14.
Năm nhóm thông tin không được đưa lên AI
| Nhóm thông tin | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Bí mật nhà nước | Văn bản đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật; tài liệu chưa được công bố | Tuyệt đối không đưa lên |
| Thông tin cá nhân | Họ tên kèm số định danh, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản | Xóa hoặc thay bằng chỗ trống trước khi gửi |
| Hồ sơ nhân sự, người bệnh | Lý lịch, đánh giá, kỷ luật, lương, hồ sơ bệnh án | Không đưa lên; cần mẫu thì đưa bảng trống |
| Nội bộ nhạy cảm | Thanh tra, khiếu nại, tố cáo; ngân sách chưa công bố | Không đưa lên |
| Thông tin đăng nhập | Tài khoản, mật khẩu, mã OTP, khóa truy cập | Không bao giờ nhập |
Cài đặt bảo mật làm ngay trên lớp
| Công cụ | Vào đâu | Làm gì |
|---|---|---|
| ChatGPT | Ảnh đại diện > Cài đặt > Kiểm soát dữ liệu | Tắt "Cải thiện mô hình cho mọi người" |
| ChatGPT | Nút Trò chuyện tạm thời; Cài đặt > Cá nhân hóa > Bộ nhớ | Việc nhạy cảm dùng trò chuyện tạm thời; xem và xóa bộ nhớ |
| Gemini | myactivity.google.com/product/gemini | Để bật Lưu giữ hoạt động (Kỹ năng cần); việc nhạy cảm dùng Trò chuyện tạm thời |
| Mọi công cụ | Connector, Apps | Chỉ nối khi cần, ngắt khi xong |
Tên mục có thể đổi theo phiên bản; giảng viên kiểm lại trên máy trước buổi học. Tra ngày 04/11/2026.
Nguyên tắc: AI không cần biết thông tin thật
Không cần thì xóa
Văn bản AI soạn không dùng tới số định danh, địa chỉ nhà, số điện thoại cá nhân: xóa hẳn.
Cần thì để chỗ trống
Văn bản cần tên, số tài khoản: thay bằng chỗ trống có tên, ví dụ [Họ tên báo cáo viên], [Số tài khoản].
AI giữ chỗ trống
Prompt dặn: giữ nguyên mọi chỗ trong ngoặc vuông, không tự điền, không đoán.
Mình tự điền
Mở file Word AI trả về, tự gõ thông tin thật vào các chỗ [ ] từ bản gốc trên máy.
Bôi đen tên trong văn bản, Ctrl+C. Bấm Ctrl+H, dán vào ô Find what, ô Replace with gõ [Họ tên báo cáo viên], bấm Replace All. Word thay mọi chỗ cùng lúc. Làm trên bản sao, bản gốc giữ trên máy.
Trạm 3. Giấy đề nghị có thông tin cá nhân thành công văn
Tình huống: Phòng Đào tạo có giấy đề nghị thanh toán thù lao báo cáo viên viết theo thói quen, chứa họ tên, số định danh, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản. Cần chuyển thành công văn đúng mẫu mà không đưa thông tin cá nhân lên AI. File: bản gốc 04_tram-3_giay-de-nghi-thanh-toan-ban-goc.docx (KHÔNG gửi AI); File 1 gửi AI 02_mau-5-cong-van.docx (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020); File 2 gửi AI là bản đã che anh chị tự làm ở Bước 1.
File Word T3_cong-van-thanh-toan_ho-ten.docx: công văn đúng Mẫu 5, không có số định danh, địa chỉ, điện thoại báo cáo viên; họ tên và số tài khoản anh chị tự điền vào chỗ tô vàng; số tiền 3.000.000 đồng khớp bản gốc.
Trạm 3 · Bước 1: làm bản đã che
| Trong giấy gốc | Làm gì | Vì sao |
|---|---|---|
| Số định danh 099085012345 | Xóa | Công văn thanh toán không cần |
| Địa chỉ số 12, đường số 7, khu dân cư Phú An... | Xóa | Không cần |
| Điện thoại 0123 456 701 | Xóa | Không cần |
| Trần Văn Bình (3 chỗ) | Ctrl+H thay bằng [Họ tên báo cáo viên] | Công văn cần tên, mình tự điền |
| Số tài khoản 9999 0000 1234 | Thay bằng [Số tài khoản] | Công văn cần, mình tự điền |
| Số tiền, chuyên đề, ngày, ngân hàng | Giữ nguyên | Không phải thông tin cá nhân |
Mở bản gốc, F12 lưu bản sao T3_ban-da-che.docx rồi sửa trên bản sao. Xong thì Ctrl+F tìm "Bình", "0123 456 701", "9999", "Phú An": không còn kết quả là đã sạch. Đầu mối liên hệ là chuyên viên của Trường, số điện thoại công vụ in trên văn bản: giữ nguyên.
Trạm 3 · Bước 2: gửi mẫu công văn + bản đã che
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 02_mau-5-cong-van.docx: mẫu công văn của Trường (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: T3_ban-da-che.docx: giấy đề nghị thanh toán; thông tin cá nhân đã thay bằng [Họ tên báo cáo viên], [Số tài khoản].Chuyển File 2 thành công văn, điền thẳng vào File 1, trả về file Word .docx:- Số: .../ĐHYDCT-ĐT; dòng "V/v đề nghị thanh toán thù lao báo cáo viên"; Kính gửi: Phòng Tài chính kế toán. (xóa phần "Hoặc: Kính gửi" nhiều nơi).- Câu mở đầu lấy Trường làm chủ thể; nêu chuyên đề, ngày, địa điểm, số tiền bằng số và chữ, hình thức chuyển khoản, hồ sơ kèm theo, đầu mối liên hệ; kết thúc bằng ./.- GIỮ NGUYÊN mọi chỗ trong ngoặc vuông, không tự điền, không đoán; tô vàng chúng.- Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, ĐT (2). Người ký: TL. HIỆU TRƯỞNG, TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO, họ tên để [...].- Giữ nguyên phần đầu (BỘ Y TẾ, tên Trường, Quốc hiệu, Tiêu ngữ), các đường kẻ, phông chữ, cỡ chữ, lề trang, khối chữ ký của File 1.- Thay các chỗ "……" và chữ hướng dẫn trong ngoặc bằng nội dung; xóa dòng tên mẫu ở đầu trang và dòng chú thích cuối trang.Tên file: T3_cong-van-thanh-toan_ho-ten.docx
Trạm 3 · Bước 3: nhận file, tự điền thông tin thật
T3_cong-van-thanh-toan_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/04_tram-3_cong-van-de-nghi-thanh-toan.docx)
Đạt khi:
- Số: .../ĐHYDCT-ĐT; V/v dưới số ký hiệu; Kính gửi một nơi
- Không có số định danh, địa chỉ, điện thoại báo cáo viên
- 3.000.000 đồng (Ba triệu đồng), ngày 30/10/2026, Hội trường B
- Các chỗ [Họ tên báo cáo viên], [Số tài khoản] còn nguyên
Anh chị tự điền mở file, Ctrl+H: [Họ tên báo cáo viên] thay bằng Trần Văn Bình; [Số tài khoản] thay bằng 9999 0000 1234 (lấy từ bản gốc trên máy); điền họ tên người ký. Ctrl+F tìm "[": không còn là xong.
Đồng nghiệp gửi AI nguyên bảng lương có họ tên để "cho nhanh". Rủi ro chính là gì?
Tóm tắt trạm 3
Mọi thứ đưa lên AI đều rời khỏi máy; cài đặt không thay được việc che.
Không cần thì xóa; cần thì để chỗ trống [ ], dặn AI giữ nguyên.
AI soạn phần chữ, mình tự điền thông tin thật trong Word, kiểm bằng Ctrl+F "[".
Trạm 4: Văn bản theo mẫu
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55Hai bộ quy định, hai loại văn bản khác nhau
| Quy định công tác văn thư kèm QĐ 1488/QĐ-ĐHYDCT (31/7/2020) | Quy chế văn bản quản lý nội bộ kèm QĐ 1494/QĐ-ĐHYDCT (01/4/2026) | |
|---|---|---|
| Áp dụng cho | Văn bản hành chính hằng ngày: thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời, biên bản | Quyết định, quy chế, quy định, nội quy của Trường |
| Thể thức | Phụ lục I | Phụ lục I (thể thức, kỹ thuật trình bày, viết hoa) |
| Mẫu | Phụ lục V: 11 mẫu (Mẫu 1 tới Mẫu 11) | Phụ lục II: 10 mẫu VP.VBQLNB.01 tới 10 |
Nguồn: văn bản Trường gửi ngày 29/10/2026, bản chụp ở thư mục 03-van-ban-cua-truong.
Cấu tạo một công văn (Mẫu 5)
Nguồn: Mẫu 5 Phụ lục V và Phụ lục I kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ 3 Số: /ĐHYDCT-ĐT
4 V/v đề nghị thanh toán ...
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 5 Cần Thơ, ngày 05 tháng 11 năm 2026
6 Kính gửi: Phòng Tài chính kế toán.
7 Trường Đại học Y Dược Cần Thơ đề nghị Phòng Tài chính kế toán thanh toán ... /.
- Như trên;
- Lưu: VT, ĐT (2).
TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO
Họ và tên
| Số | Quy định cần nhớ |
|---|---|
| 1 | BỘ Y TẾ in hoa; tên Trường in hoa đậm, có đường kẻ ngắn bên dưới |
| 2 | Quốc hiệu in hoa đậm; Tiêu ngữ đậm, gạch nối ngắn "-", có đường kẻ bên dưới |
| 3 | Công văn: Số: .../ĐHYDCT-[đơn vị soạn], tên Trường đứng trước (văn bản có tên loại thì ngược lại: .../TB-ĐHYDCT) |
| 4 | Trích yếu bắt đầu bằng "V/v", chữ thường, dưới số ký hiệu |
| 5 | Địa danh Cần Thơ, chữ nghiêng; ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thêm số 0 |
| 6 | Gửi một nơi: cùng dòng; nhiều nơi: mỗi nơi một dòng có gạch đầu dòng |
| 7 | Nội dung cỡ 13 tới 14, căn đều hai lề, kết thúc bằng "./." |
| 8 | "Nơi nhận:" nghiêng đậm; có "Như trên"; dòng cuối "Lưu: VT, [đơn vị] (số bản)." |
| 9 | Chức vụ in hoa đậm; ký thay ghi KT., thừa lệnh ghi TL.; không ghi học vị trước họ tên |
Chọn đúng mẫu trong Phụ lục V kèm QĐ 1488
| Việc cần soạn | Mẫu | Số, ký hiệu |
|---|---|---|
| Thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình | Mẫu 4 - Văn bản có tên loại | Số: .../TB-ĐHYDCT, .../KH-ĐHYDCT, .../BC-ĐHYDCT, .../TTr-ĐHYDCT |
| Đề nghị, trả lời, hướng dẫn gửi cơ quan, đơn vị | Mẫu 5 - Công văn | Số: .../ĐHYDCT-[đơn vị], có dòng "V/v ..." |
| Mời họp, hội nghị | Mẫu 6 - Giấy mời | Số: .../GM-ĐHYDCT |
| Giới thiệu cán bộ đi liên hệ công tác | Mẫu 7 - Giấy giới thiệu | Số: .../GGT-ĐHYDCT |
| Ghi lại cuộc họp | Mẫu 8 - Biên bản | Số: .../BB-ĐHYDCT; chữ ký thư ký và chủ tọa |
| Quyết định cá biệt | Mẫu 2, Mẫu 3A, 3B | Số: .../QĐ-ĐHYDCT |
Phụ lục V không có mẫu "giấy đề nghị": đề nghị gửi đơn vị khác dùng Công văn (Mẫu 5); trình lãnh đạo phê duyệt dùng Tờ trình (Mẫu 4). Chữ viết tắt TB, KH, BC, TTr theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP; đối chiếu sổ đăng ký văn bản của Trường.
Lỗi AI hay mắc khi soạn văn bản theo mẫu
| Lỗi | Sai | Đúng |
|---|---|---|
| Thiếu số 0 | ngày 5 tháng 1 năm 2026 | ngày 05 tháng 01 năm 2026 |
| Ký hiệu công văn đảo | Số: 125/TCKT-ĐHYDCT | Số: 125/ĐHYDCT-TCKT |
| Viết hoa cơ quan | Phòng Tổ Chức Cán Bộ | Phòng Tổ chức cán bộ |
| Tiêu ngữ viết dính | Độc lập-Tự do-Hạnh phúc | Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (gạch nối ngắn, có cách) |
| Kết thư kiểu thư từ | Trân trọng./. | Bỏ "Trân trọng"; câu cuối nội dung kết thúc ./. |
| Học vị trước tên người ký | TS. Nguyễn Văn A | Nguyễn Văn A |
| Thiếu dòng Lưu | Nơi nhận: - Như trên. | - Như trên; - Lưu: VT, HCTH (2). |
Nguồn: Phụ lục I kèm QĐ 1488 (thể thức) và Mục 2 Phụ lục I kèm Quy chế ban hành theo QĐ 1494 (viết hoa).
Trạm 4 · Bài 1: giấy mời (10 phút)
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 03_mau-6-giay-moi.docx: mẫu giấy mời của Trường (Mẫu 6, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 05_tram-4_ghi-chu-giay-moi-va-cong-van.docx: CHỈ dùng Phần A.Soạn giấy mời, điền thẳng vào File 1, trả về file Word .docx:- Giữ nguyên phần đầu (BỘ Y TẾ, tên Trường, Quốc hiệu, Tiêu ngữ), các đường kẻ, phông chữ, cỡ chữ, lề trang, khối chữ ký của File 1.- Thay các chỗ "……" và chữ hướng dẫn trong ngoặc bằng nội dung; xóa dòng tên mẫu ở đầu trang và dòng chú thích cuối trang.- Dòng "(Có thể ghi thêm...)" thay bằng lưu ý xác nhận tham dự.- Thời gian dạng "7 giờ 30, thứ Ba, ngày 01/12/2026". Chủ trì không ghi họ tên.- Số: .../GM-ĐHYDCT. Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, HCTH.- Người ký: KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG; họ tên để [...] tô vàng.Tên file: T4_giay-moi_ho-ten.docx
Trạm 4 · Bài 1 · Kết quả: file giấy mời đúng Mẫu 6
T4_giay-moi_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/05_tram-4_giay-moi.docx)
Đạt khi:
- Số: .../GM-ĐHYDCT; trích yếu in đậm dưới chữ GIẤY MỜI
- Thời gian "7 giờ 30, thứ Ba, ngày 01/12/2026"; Hội trường A
- Chủ trì không bị thêm họ tên; không lọt nội dung Phần B
- Hạn xác nhận "16 giờ 00, thứ Sáu, ngày 27/11/2026"
Anh chị tự điền họ tên Phó Hiệu trưởng ký.
Trạm 4 · Bài 2: công văn đề nghị bố trí phòng (15 phút)
Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 02_mau-5-cong-van.docx: mẫu công văn của Trường (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 05_tram-4_ghi-chu-giay-moi-va-cong-van.docx: CHỈ dùng Phần B.Soạn công văn, điền thẳng vào File 1, trả về file Word .docx:- Số: .../ĐHYDCT-HCTH; dòng "V/v đề nghị bố trí phòng học và thiết bị cho lớp tập huấn"; Kính gửi: Phòng Quản trị thiết bị. (xóa phần "Hoặc: Kính gửi" nhiều nơi).- Câu mở đầu lấy Trường làm chủ thể; nêu từng phòng, thời gian, số người; danh sách thiết bị; hạn kiểm tra, chạy thử; đầu mối liên hệ; kết thúc bằng ./.- Thời gian dạng "từ 8 giờ 00 đến 11 giờ 00, thứ Ba, ngày 01/12/2026".- Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, HCTH (2). Người ký: TL. HIỆU TRƯỞNG, TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP, họ tên để [...].- Giữ nguyên phần đầu (BỘ Y TẾ, tên Trường, Quốc hiệu, Tiêu ngữ), các đường kẻ, phông chữ, cỡ chữ, lề trang, khối chữ ký của File 1.- Thay các chỗ "……" và chữ hướng dẫn trong ngoặc bằng nội dung; xóa dòng tên mẫu ở đầu trang và dòng chú thích cuối trang.Tên file: T4_cong-van_ho-ten.docx
Trạm 4 · Bài 2 · Kết quả: file công văn đúng Mẫu 5
T4_cong-van_ho-ten.docx (mẫu đối chiếu: 05-ket-qua-mau/06_tram-4_cong-van-de-nghi-bo-tri-phong.docx)
Đạt khi:
- Số: .../ĐHYDCT-HCTH (tên Trường đứng trước); có dòng V/v
- Hội trường A 7 giờ 30 đến 8 giờ 00 ngày 01/12; Phòng máy tính số 3 ngày 01/12 và 08/12/2026
- 30 máy tính có Internet, 01 máy chiếu, 01 micro không dây
- Hạn chạy thử thứ Sáu, ngày 27/11/2026; ký TL. HIỆU TRƯỞNG
Anh chị tự điền họ tên Trưởng phòng Hành chính tổng hợp ký.
Tóm tắt trạm 4
Văn bản hành chính hằng ngày theo Phụ lục V kèm QĐ 1488; quy chế, quy định theo Phụ lục II kèm QĐ 1494.
Công văn có 9 thành phần; ký hiệu công văn là .../ĐHYDCT-[đơn vị], có dòng V/v.
Gửi kèm file mẫu (Mẫu 4, 5, 6, 8) và ghi chú; AI điền thẳng vào mẫu, trả về file Word đúng thể thức.
Trạm 5: ChatGPT nâng cao
AI vận hành thế nào
Xác suất, context window, bốn cái bẫy
8h00Ba kiểu ra lệnh
Hướng làm trước, hỏi từng câu, tự phản biện
8h40Bảo mật, che dữ liệu
Danh mục cấm, cài đặt, che rồi tự điền
9h35Văn bản theo mẫu
Cấu tạo công văn, giấy mời, công văn đề nghị
10h15ChatGPT nâng cao
Project trợ lý, Images 2.6, tạo slide
10h55Ba tính năng của ChatGPT dùng ngay cho văn phòng
| Tính năng | Dùng để | Gói | Nguồn, ngày tra |
|---|---|---|---|
| Project (Dự án) | Lập "trợ lý văn thư": lưu sẵn hướng dẫn và văn bản của Trường, mọi cuộc trò chuyện trong project dùng chung | Có cả gói miễn phí; miễn phí tối đa 5 file mỗi project | help.openai.com, bài Projects in ChatGPT, tra 05/11/2026 |
| Images 2.6 | Tạo ảnh minh họa, sửa ảnh, làm ảnh động GIF, dùng lại ảnh tham chiếu | Mọi gói, kể cả miễn phí | Thông báo của OpenAI trên X ngày 04/11/2026, tra 05/11/2026 |
| Tạo slide | Biến kế hoạch, báo cáo thành bộ slide PowerPoint | Tùy cách làm, xem slide sau | Tin công nghệ tháng 5 tới 10/2026 [Cần xác nhận lại trên máy] |
Tính năng mới đổi rất nhanh. Giảng viên mở thử trên tài khoản miễn phí và trả phí trước buổi học.
Project "Trợ lý văn thư": tạo một lần, dùng mãi
Bạn là trợ lý văn thư của Trường Đại học Y Dược Cần Thơ.Khi tôi nhờ soạn văn bản:1. Xác định loại văn bản và mẫu trong Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT (file đã tải lên): thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình dùng Mẫu 4; công văn Mẫu 5; giấy mời Mẫu 6; giấy giới thiệu Mẫu 7; biên bản Mẫu 8; giấy nghỉ phép Mẫu 9. Không có mẫu "giấy đề nghị": dùng công văn hoặc tờ trình.2. Trình bày đúng thứ tự thành phần của mẫu; thể thức theo Phụ lục I kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT; viết hoa theo Mục 2 Phụ lục I kèm Quy chế ban hành theo Quyết định số 1494/QĐ-ĐHYDCT.3. Để trống số văn bản: "Số: /...". Địa danh: Cần Thơ.4. Chỉ dùng thông tin tôi đưa. Thiếu thông tin thì hỏi tôi từng câu trắc nghiệm, hoặc để [...].5. Giữ nguyên mọi chỗ trong ngoặc vuông như [Họ tên], không tự điền.6. Viết xong, tự phản biện: thông tin bịa, số liệu, ngày và thứ, nơi nhận, người ký; báo chỗ tôi cần kiểm.
Images 2.6: ảnh minh họa và ảnh động GIF cho bản tin
Tạo một ảnh minh họa nằm ngang, tỷ lệ 16:9, cho bản tin nội bộ của một trường đại học y dược ở Việt Nam.Cảnh: buổi tập huấn trong phòng máy tính; 4 đến 5 viên chức văn phòng ngồi trước máy tính, nhìn từ phía sau hoặc chếch bên, màn hình hiện bảng kế hoạch nhiều ô màu.Phong cách: ảnh chụp tự nhiên, ánh sáng ban ngày từ cửa sổ, tông xanh lá và trắng.Không có chữ, số, logo ở bất kỳ đâu, kể cả trên màn hình. Không có khuôn mặt nhìn rõ của người cụ thể.Chừa khoảng trống sáng ở một phần ba bên trái để chèn tiêu đề. (Sau khi ảnh đạt) Từ ảnh vừa tạo, làm một ảnh động GIF ngắn: các ô màu trên màn hình lần lượt sáng lên, người và bối cảnh giữ nguyên.
Tạo slide từ văn bản vừa soạn: ba cách
| Cách | Làm thế nào | Hợp với |
|---|---|---|
| 1. ChatGPT trong PowerPoint | PowerPoint > Trang đầu > Add-ins, tìm ChatGPT, đăng nhập; gõ yêu cầu ngay trong PowerPoint, slide sửa được | Máy có PowerPoint; theo tin công nghệ có cả gói miễn phí [Cần xác nhận lại] |
| 2. Nhờ ChatGPT tạo file .pptx | Trong cuộc trò chuyện, dán prompt slide sau, tải file .pptx về mở bằng PowerPoint | Gói trả phí tạo được file [Cần xác nhận lại] |
| 3. ChatGPT soạn dàn ý từng slide | ChatGPT viết tiêu đề và 3 tới 5 ý mỗi slide; dán vào PowerPoint, dùng Designer gợi ý bố cục | Mọi gói, chắc chắn làm được |
Giảng viên chạy thử cách 1 và 2 trên máy lớp học trước giờ dạy; nếu không có, dùng cách 3.
Prompt tạo slide từ kế hoạch ở Kiểu 1
Từ KẾ HOẠCH tập huấn bạn vừa soạn, tạo bộ 6 slide để Trưởng phòng trình bày với Ban Giám hiệu trong 5 phút:1. Tiêu đề và mục đích2. Đối tượng, thời gian, địa điểm (2 lớp)3. Nội dung tập huấn4. Phân công các đơn vị (dạng bảng)5. Kinh phí và việc còn chờ quyết6. Đề xuất cần Ban Giám hiệu cho ý kiếnMỗi slide: tiêu đề ngắn, tối đa 5 ý, mỗi ý dưới 15 chữ. Thông tin còn thiếu để [...].Nếu tạo được file, xuất file PowerPoint .pptx; nếu không, trình bày dàn ý từng slide để tôi dán vào PowerPoint.
Kết thúc buổi sáng
Ba kiểu ra lệnh: duyệt hướng làm, hỏi từng câu, tự phản biện. Mỗi kiểu một tình huống.
Không cần thì xóa, cần thì để [ ] rồi tự điền: AI không bao giờ thấy thông tin thật.
Project lưu sẵn mẫu của Trường; Images 2.6 làm ảnh, GIF; ChatGPT dựng nhanh slide.