VIỆN ỨNG DỤNG KHOA HỌC HÀNH CHÍNHTập huấn cho Trường Đại học Y Dược Cần Thơ

Buổi 2 · Thứ Sáu 06/11/2026, 13h30 tới 17h00

Gemini và NotebookLM trong điều hành công việc

Câu hỏi của buổi chiều: làm sao để AI nhớ mẫu của Trường, trả lời có trích dẫn quy chế, vẽ sơ đồ, đọc bảng tính và tự nhắc việc?

Ứng dụng AI trong công tác hành chính, văn phòng · Giảng viên Lưu Tuấn Anh

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Bản đồ buổi học: năm trạm

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Thực hành

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhThực hành

Thư mục 05-file-thuc-hanh-buoi-2: mỗi bài một file, một prompt

Thư mục	Có gì	Dùng ở bài
00_huong-dan-prompt-va-file.docx	Từng bài: file đưa vào, các bước, prompt chép nguyên văn, tiêu chí đạt	Tất cả
01-quy-che-cua-truong	QĐ 1494, Quy chế, Phụ lục I, II; QĐ 1488, Phụ lục I (bản quét), Phụ lục V (bản Word)	B2-03, B2-04, B2-05, B2-07
02-skill-mau	Kỹ năng tro-ly-van-thu (SKILL.md, bản .zip, hướng dẫn)	B2-01
03-file-dau-vao	Ghi chú dời lịch thi; chuỗi thư; bảng nhiệm vụ; bảng chỉ tiêu; code Apps Script	B2-02, 06, 08, 09, 12
04-mau-cua-truong	Mẫu 4, 5, 6, 8 tách từ file Word Phụ lục V Trường gửi	B2-02, B2-05
05-ket-qua-mau	Thông báo, đáp án hỏi đáp, thư trả lời, kết quả Sheets, kết quả dashboard	Đối chiếu

Mọi tên người, số liệu là giả lập. Cả lớp dùng tài khoản Google cá nhân có gói Google AI Pro.

Buổi 2 · Mở đầu

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhMở đầu

ChatGPT, Gemini, NotebookLM: dùng cái nào cho việc gì

Việc	Gợi ý công cụ	Vì sao
Soạn văn bản từ ghi chú, ra file Word	ChatGPT (Buổi 1) hoặc Gemini có Kỹ năng	Gửi kèm mẫu của Trường, nhận về file
Hỏi đáp chỉ trong quy chế của Trường	NotebookLM	Chỉ trả lời từ nguồn mình nạp, có số trích dẫn
Vẽ sơ đồ, trang tóm tắt một trang	Gemini Canvas	Ra trang web, chia sẻ bằng đường dẫn
Đọc, tô màu, dựng bảng điều khiển từ bảng tính	Gemini trong Sheets, Sheets Canvas	Làm ngay trên dữ liệu, không chép qua lại
Việc lặp lại hằng tuần	Việc theo lịch của Gemini	Đặt một lần, Gemini tự chạy

Gợi ý theo kinh nghiệm giảng dạy, không phải xếp hạng.

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Trạm 1: Gemini và Kỹ năng

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Trạm 1 · Gemini và Kỹ năng

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

Kỹ năng là bộ hướng dẫn làm việc đóng gói sẵn

Theo trang hỗ trợ Google (tra 02/11/2026): từ 17/11/2026 các Gem cũ trên tài khoản cá nhân tự chuyển thành Kỹ năng.

Định nghĩa

Kỹ năng (Skill) là bộ hướng dẫn lưu trong Gemini; gọi ra là Gemini làm đúng các bước đã viết. Kỹ năng thay cho Gem.

Ví von

Như sổ tay nghiệp vụ giao cho nhân viên mới: viết một lần, ai cầm cũng làm đúng quy trình.

Ví dụ

Kỹ năng tro-ly-van-thu: biết chọn Mẫu 4, 5, 6, 8; biết thể thức; thiếu thì để [...].

Buổi 2 · Trạm 1 · Gemini và Kỹ năng

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

Điều kiện để tạo và dùng Kỹ năng

Điều kiện	Cụ thể	Kiểm ở đâu
Tài khoản	Google cá nhân, từ 18 tuổi; tài khoản công việc, trường học chưa dùng được	Ảnh đại diện góc trên bên phải
Gói	Google AI Pro	one.google.com, mục Gói hiện tại
Lưu giữ hoạt động	Phải đang bật	myactivity.google.com/product/gemini
Việc nhạy cảm	Trò chuyện tạm thời, che dữ liệu trước khi gửi	Biểu tượng trò chuyện tạm thời ở thanh bên

Nguồn: support.google.com/gemini/answer/17094296, tra 04/11/2026. Tên nút tiếng Việt kiểm lại trên máy trước buổi.

Buổi 2 · Trạm 1 · B2-01

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

B2-01. Tạo Kỹ năng "Trợ lý văn thư" trên Gemini

Tình huống · 10 phút

Mỗi lần soạn văn bản lại phải dán quy định, mẫu của Trường. Đóng gói một lần thành Kỹ năng, cả phòng gọi ra dùng chung một chuẩn.

Gửi vào:

02-skill-mau/tro-ly-van-thu/SKILL.md (bộ hướng dẫn soạn sẵn, 375 dòng)
Hoặc 02-skill-mau/tro-ly-van-thu.zip nếu Gemini đòi tải lên dạng nén

Kết quả

Kỹ năng tro-ly-van-thu hiện trong danh sách Kỹ năng của tài khoản.

Đạt khi:

Kỹ năng có tên tro-ly-van-thu, mở ra thấy đủ 6 ý hướng dẫn
Gõ "Dùng Kỹ năng tro-ly-van-thu" ở cuộc trò chuyện mới thì Gemini nhận ra Kỹ năng

Lưu ý: Cần tài khoản Google cá nhân từ 18 tuổi, gói Google AI Pro, bật Lưu giữ hoạt động (support.google.com/gemini/answer/17094296, tra 04/11/2026). Tên nút tiếng Việt: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Buổi 2 · Trạm 1 · B2-01

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

B2-01 · Tạo Kỹ năng: tải file mẫu hoặc tự mô tả

Gemini > Tuỳ chỉnh (Customize) > thẻ Kỹ năng > Tạo.

Cách nhanh: chọn Tải lên, chọn file SKILL.md (hoặc file .zip) trong thư mục 02-skill-mau.

Cách tự viết: dán prompt bên dưới vào ô mô tả, Gemini soạn hướng dẫn, mình đọc lại rồi Lưu.

Đặt tên tro-ly-van-thu, Lưu.

Gemini (gemini.google.com) · Tuỳ chỉnh > Kỹ năng

Tạo một Kỹ năng tên "tro-ly-van-thu" cho Trường Đại học Y Dược Cần Thơ.Nhiệm vụ: soạn văn bản hành chính từ ghi chú thô.1. Chưa rõ loại văn bản thì hỏi tôi bằng câu trắc nghiệm (thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời, biên bản).2. Chọn đúng mẫu trong Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020: Mẫu 4 (văn bản có tên loại), Mẫu 5 (công văn), Mẫu 6 (giấy mời), Mẫu 8 (biên bản).3. Thể thức theo Phụ lục I kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT: Times New Roman, số ký hiệu đúng loại, nơi nhận có dòng "Lưu: VT, [đơn vị] (2)."4. Nếu tôi gửi kèm file mẫu Word thì điền thẳng vào file đó, giữ nguyên phần đầu, phông, lề, khối chữ ký.5. Chỉ dùng thông tin tôi đưa; thiếu thì để [...]. Giữ nguyên mọi chỗ trong ngoặc vuông.6. Cuối bài liệt kê: thông tin còn thiếu, chỗ chưa chắc.

Buổi 2 · Trạm 1 · B2-02

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

B2-02. Gọi Kỹ năng soạn thông báo dời lịch thi

Tình huống · 12 phút

Phòng Đào tạo cần thông báo gấp: lịch thi kết thúc học phần đợt 2 dời một tuần. Dùng Kỹ năng vừa tạo, gửi kèm mẫu của Trường, nhận về file Word.

Gửi vào:

03-file-dau-vao/01_ghi-chu-doi-lich-thi.docx (ghi chú)
04-mau-cua-truong/01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx (Mẫu 4)

Kết quả

File Word thông báo đúng Mẫu 4.

Đạt khi:

Số: .../TB-ĐHYDCT; tên loại THÔNG BÁO, trích yếu "Về việc..."
Dời từ thứ Sáu, ngày 20/11/2026 sang thứ Sáu, ngày 27/11/2026; giữ nguyên phòng thi, giờ thi
Lý do: trùng Hội nghị khoa học của Trường; các khoa báo sinh viên trước ngày 23/11/2026
Ký KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG; nơi nhận có dòng Lưu: VT, ĐT (2).

Lưu ý: Xuất sang Google Tài liệu rồi tải .docx có thể làm lệch lề, phông: mở bằng Word kiểm lại. Đường chắc nhất: dùng ChatGPT như Buổi 1.

Buổi 2 · Trạm 1 · B2-02

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

B2-02 · Prompt: dùng Kỹ năng, gửi 2 file

Cuộc trò chuyện mới, gõ @ hoặc chọn Kỹ năng tro-ly-van-thu.

Dấu +, Tải tệp lên: chọn 2 file.

Dán prompt, gửi.

Mở kết quả trong Canvas > Xuất sang Google Tài liệu > Tệp > Tải xuống > Microsoft Word (.docx).

Gemini · cuộc trò chuyện có Kỹ năng

Dùng Kỹ năng tro-ly-van-thu.Tôi gửi kèm 2 file:- File 1: 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx: mẫu văn bản có tên loại của Trường (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).- File 2: 01_ghi-chu-doi-lich-thi.docx: ghi chú của Phòng Đào tạo.Soạn THÔNG BÁO (số ký hiệu .../TB-ĐHYDCT) theo đúng bố cục File 1, chỉ dùng thông tin File 2.Ngày giờ ghi dạng "thứ Sáu, ngày 27/11/2026". Thiếu thì để [...].Trình bày trong Canvas để tôi xuất sang Google Tài liệu.

Buổi 2 · Trạm 1 · B2-02

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 1

B2-02 · Kết quả: file thông báo đúng Mẫu 4

Kết quả mẫu

05-ket-qua-mau/01_thong-bao-doi-lich-thi.docx

Đạt khi:

Số: .../TB-ĐHYDCT; tên loại THÔNG BÁO, trích yếu "Về việc..."
Dời từ thứ Sáu, ngày 20/11/2026 sang thứ Sáu, ngày 27/11/2026; giữ nguyên phòng thi, giờ thi
Lý do: trùng Hội nghị khoa học của Trường; các khoa báo sinh viên trước ngày 23/11/2026
Ký KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG; nơi nhận có dòng Lưu: VT, ĐT (2).

Anh chị tự làm điền số điện thoại Phòng Đào tạo, họ tên Phó Hiệu trưởng ký (chỗ tô vàng).

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Trạm 2: NotebookLM

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Trạm 2 · NotebookLM

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

NotebookLM: hỏi đáp chỉ trong tài liệu mình nạp

Bản quét (chỉ là ảnh, lớp chữ sai) làm NotebookLM đọc sai: ưu tiên bản Word hoặc PDF có chữ chọn được.

Định nghĩa

NotebookLM là sổ tay AI: nạp PDF, Word, trang web; AI chỉ trả lời từ các nguồn đó và ghi số trích dẫn.

Ví von

Như thủ thư chỉ được đọc sách trên kệ của mình: không có trong kệ thì nói không có, không đi đoán.

Ví dụ

Nạp Quy chế kèm QĐ 1494; hỏi "góp ý dự thảo mấy ngày", bấm số trích dẫn thấy ngay Điều 17 khoản 3.

Buổi 2 · Trạm 2 · B2-03

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

B2-03. Sổ tay quy chế: hỏi đáp có trích dẫn

Tình huống · 15 phút

Viên chức hay hỏi nhau: lề bao nhiêu, góp ý dự thảo mấy ngày, ai thẩm định. Nạp quy chế của Trường vào NotebookLM, hỏi là có câu trả lời kèm số trích dẫn tới đúng đoạn gốc.

Gửi vào:

01-quy-che-cua-truong/: 7 file (QĐ 1494 và Quy chế kèm theo, Phụ lục I, II kèm Quy chế; QĐ 1488, Phụ lục I, Phụ lục V kèm QĐ 1488)

Kết quả

4 câu trả lời có số trích dẫn; so với đáp án mẫu.

Đạt khi:

Câu 1: trên, dưới, phải 15 tới 20 mm; trái 30 tới 35 mm; Times New Roman (Phụ lục I kèm Quy chế, Phần I, mục 3, 4)
Câu 2: tối thiểu 5 ngày làm việc (Điều 17 khoản 3 Quy chế)
Câu 3: Văn phòng Trường chủ trì (Điều 18 khoản 1); hồ sơ 4 nhóm tài liệu (Điều 19 khoản 1)
Câu 4: NotebookLM trả lời "Tài liệu không đề cập", không tự bịa mức phạt

Lưu ý: QĐ 1488 và Phụ lục I kèm QĐ 1488 là bản quét, lớp chữ nhận dạng sai nhiều: câu hỏi về QĐ 1488 dễ trả lời sai. Phụ lục V dùng bản Word Trường gửi nên đọc tốt.

Buổi 2 · Trạm 2 · B2-03

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

B2-03 · Bốn câu hỏi kiểm tra sổ tay

notebooklm.google.com > Tạo sổ ghi chú mới, đặt tên "Quy chế văn bản Trường".

Thêm nguồn: kéo cả 7 file trong 01-quy-che-cua-truong vào.

Gõ từng câu hỏi bên dưới. Bấm số trích dẫn để mở đoạn gốc, so với đáp án.

NotebookLM (notebooklm.google.com)

Câu 1. Theo Phụ lục I kèm Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ, lề trên, lề dưới, lề phải, lề trái là bao nhiêu mm? Dùng phông chữ gì? Trích nguyên văn. Câu 2. Khi lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản quản lý nội bộ, thời gian gửi ý kiến tối thiểu là bao nhiêu ngày? Ghi rõ điều, khoản. Câu 3. Đơn vị nào chủ trì thẩm định dự thảo văn bản quản lý nội bộ? Hồ sơ trình Hiệu trưởng ký ban hành gồm những gì? Câu 4. Quy chế có quy định mức phạt tiền khi ban hành văn bản sai thể thức không? Nếu tài liệu không nói, trả lời đúng câu "Tài liệu không đề cập".

Buổi 2 · Trạm 2 · B2-03

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

B2-03 · Đáp án để đối chiếu

Kết quả mẫu

05-ket-qua-mau/02_dap-an-hoi-dap-notebooklm.docx

Đạt khi:

Câu 1: trên, dưới, phải 15 tới 20 mm; trái 30 tới 35 mm; Times New Roman (Phụ lục I kèm Quy chế, Phần I, mục 3, 4)
Câu 2: tối thiểu 5 ngày làm việc (Điều 17 khoản 3 Quy chế)
Câu 3: Văn phòng Trường chủ trì (Điều 18 khoản 1); hồ sơ 4 nhóm tài liệu (Điều 19 khoản 1)
Câu 4: NotebookLM trả lời "Tài liệu không đề cập", không tự bịa mức phạt

Anh chị tự làm bấm từng số trích dẫn; câu 4 mà NotebookLM đưa mức phạt là đang bịa.

Buổi 2 · Trạm 2 · B2-04

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

B2-04. NotebookLM tạo slide, sơ đồ tư duy, tóm tắt âm thanh

Tình huống · 20 phút

Phòng cần tài liệu phổ biến Quy chế cho viên chức mới: một bộ slide, một sơ đồ tư duy, một bản nghe 5 phút. NotebookLM làm từ đúng sổ tay vừa nạp.

Gửi vào:

Sổ tay "Quy chế văn bản Trường" ở bài B2-03

Kết quả

Bộ slide PDF, sơ đồ tư duy, file âm thanh do NotebookLM tạo.

Đạt khi:

Slide đúng 5 bước Điều 16 tới Điều 19; có ghi nguồn điều, khoản
Sơ đồ tư duy có nhánh Soạn thảo, Lấy ý kiến, Thẩm định, Ký ban hành, Thể thức
Không có số liệu, mức phạt nào ngoài văn bản

Lưu ý: Slide và bản nghe do AI tạo có thể sai hình, sai chữ: giảng viên xem lại trước khi phát. Tên mục Studio tiếng Việt: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Buổi 2 · Trạm 2 · B2-04

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

B2-04 · Slide, sơ đồ tư duy, tóm tắt âm thanh

Studio > Bản trình bày (Slide deck) > bút chì Tùy chỉnh: dán đoạn 1, chọn tiếng Việt, Tạo.

Ô chat: bấm nút Sơ đồ tư duy (Mind map); bấm từng nhánh để hỏi tiếp.

Studio > Tổng quan bằng âm thanh > Tùy chỉnh: dán đoạn 2, Tạo.

Tải slide về dạng PDF; xem lại từng slide, chỗ sai thì sửa hoặc yêu cầu tạo lại.

NotebookLM · bảng Studio

Đoạn 1 (slide):Tạo bộ 8 slide tiếng Việt phổ biến Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ của Trường cho viên chức văn phòng mới. Gồm: phạm vi áp dụng; 5 bước từ soạn thảo tới ký ban hành; lấy ý kiến góp ý; thẩm định; thể thức trình bày (lề, phông, cỡ chữ); 5 lỗi hay gặp. Mỗi slide tối đa 5 ý, ghi điều, khoản nguồn ở chân slide. Đoạn 2 (âm thanh):Tạo bản tóm tắt âm thanh tiếng Việt khoảng 5 phút cho viên chức văn phòng mới: khi nào dùng Quy chế kèm QĐ 1494, khi nào dùng Quy định kèm QĐ 1488; quy trình trình ký một văn bản; năm lỗi thể thức hay gặp. Giọng thân thiện, ví dụ ở văn phòng khoa, phòng.

Buổi 2 · Trạm 2 · NotebookLM

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 2

Bảng Studio: mỗi nút làm ra gì

Nút trong Studio	Ra gì	Tải về
Bản trình bày (Slide deck)	Bộ slide từ nguồn, chọn ngôn ngữ, độ dài; sửa từng slide bằng lời	PDF
Sơ đồ tư duy (Mind map)	Sơ đồ nhánh; bấm một nhánh để hỏi tiếp	Ảnh
Tổng quan bằng âm thanh	Hai giọng đọc trao đổi về nội dung nguồn	Âm thanh
Đồ họa thông tin (Infographic)	Một trang hình tóm tắt	PNG
Thẻ ghi nhớ, câu đố	Câu hỏi ôn tập	Xem trên trang

Theo các bài giới thiệu tính năng 2026 (bên thứ ba); Google lưu ý kết quả có thể sai hình, sai chữ. Tên nút tiếng Việt [Cần xác nhận lại].

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Trạm 3: Canvas, Gmail, Chrome

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-05

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-05. Canvas sơ đồ hóa quy trình và biểu mẫu

Tình huống · 15 phút

Quy trình ban hành văn bản dài 4 điều, viên chức đọc khó nhớ. Canvas vẽ lại thành sơ đồ một trang; công văn Mẫu 5 vẽ thành ảnh có đánh số từng thành phần để dán lên bảng tin phòng.

Gửi vào:

01-quy-che-cua-truong/05_quy-che-xay-dung-ban-hanh-vb-qlnb-qd-1494.pdf
04-mau-cua-truong/02_mau-5-cong-van.docx

Kết quả

Hai trang Canvas: sơ đồ quy trình và hình công văn có đánh số.

Đạt khi:

Sơ đồ có đúng các bước: soạn thảo (Điều 16), lấy ý kiến (Điều 17), thẩm định (Điều 18), trình ký ban hành (Điều 19)
Góp ý tối thiểu 5 ngày làm việc; Văn phòng Trường thẩm định
Hình công văn có đủ 9 thành phần, "Số: .../ĐHYDCT-..." tên Trường đứng trước

Lưu ý: Canvas có thể vẽ thừa bước: đối chiếu lại với Điều 16 tới 19 trước khi dùng.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-05

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-05 · Canvas: hai yêu cầu sơ đồ hóa

Gemini, cuộc trò chuyện mới, bấm Công cụ > Canvas.

Dấu +: tải file Quy chế lên, dán Yêu cầu 1, gửi. Xem sơ đồ ở khung bên phải.

Cuộc trò chuyện mới, Canvas: tải file Mẫu 5, dán Yêu cầu 2.

Bấm Chia sẻ để lấy đường dẫn, hoặc chụp màn hình dán vào slide, bảng tin.

Gemini · Canvas

Yêu cầu 1:Từ file Quy chế đính kèm (Điều 16 tới Điều 19), vẽ sơ đồ quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ thành trang web một trang: mỗi bước một ô, mũi tên nối, ghi đơn vị thực hiện và điều, khoản nguồn dưới mỗi ô. Chỉ dùng nội dung trong file, không thêm bước. Chữ tiếng Việt, màu xanh lá đậm và trắng. Yêu cầu 2:Từ file mẫu công văn đính kèm (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT), vẽ hình trang công văn khổ A4 có đánh số 1 tới 9 cho từng thành phần (tên cơ quan, Quốc hiệu, số ký hiệu, trích yếu V/v, địa danh ngày tháng, Kính gửi, nội dung, nơi nhận, chữ ký). Bên cạnh là bảng giải thích ngắn từng số.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-06

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-06. Gemini soạn thư trả lời

Tình huống · 10 phút

Phòng Tổ chức cán bộ gửi thư, rồi gửi thư nhắc, đề nghị Khoa Dược gửi danh sách đề nghị khen thưởng. Cần trả lời đúng mực, xác nhận hạn, hỏi lại điểm chưa rõ.

Gửi vào:

03-file-dau-vao/02_chuoi-thu-can-tra-loi.docx (chuỗi 2 thư giả lập)

Kết quả

Bản tóm tắt 5 dòng và thư trả lời nháp.

Đạt khi:

Tóm tắt đúng hạn 16 giờ 00, thứ Sáu, ngày 20/11/2026 và mẫu số 01-KT
Thư trả lời nêu hạn 18/11/2026 và câu hỏi về hợp đồng lao động
Không bịa số lượng viên chức, không hứa thay lãnh đạo

Lưu ý: Gemini trong Gmail chỉ soạn nháp; người gửi chịu trách nhiệm nội dung. Thư công vụ có thông tin nhạy cảm thì không dán lên AI.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-06

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-06 · Prompt soạn thư trả lời

Trong Gmail: mở chuỗi thư, bấm biểu tượng Gemini góc trên bên phải, dán prompt (giảng viên trình diễn).

Học viên: gemini.google.com, Dấu + tải file chuỗi thư, dán prompt.

Đọc bản nháp, sửa rồi mới gửi. Không bấm Gửi khi chưa đọc.

Gemini trong Gmail (hoặc gemini.google.com)

Đọc chuỗi thư (file đính kèm hoặc chuỗi thư đang mở).1. Tóm tắt 5 dòng: ai yêu cầu, việc gì, hạn chót, đã có gì, còn vướng gì.2. Soạn thư trả lời gửi Phòng Tổ chức cán bộ, ký tên Khoa Dược:- Xác nhận đã nhận thư và thư nhắc.- Khoa gửi danh sách trước 16 giờ 00, thứ Tư, ngày 18/11/2026.- Hỏi lại: viên chức đang hợp đồng lao động có đưa vào danh sách không.- Lời lẽ trang trọng, tối đa 8 dòng, không dùng "Trân trọng cảm ơn" lặp lại.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-06

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-06 · Kết quả: tóm tắt và thư nháp

Kết quả mẫu

05-ket-qua-mau/03_thu-tra-loi-mau.docx

Đạt khi:

Tóm tắt đúng hạn 16 giờ 00, thứ Sáu, ngày 20/11/2026 và mẫu số 01-KT
Thư trả lời nêu hạn 18/11/2026 và câu hỏi về hợp đồng lao động
Không bịa số lượng viên chức, không hứa thay lãnh đạo

Anh chị tự làm đọc lại, sửa theo cách xưng hô của đơn vị rồi mới gửi.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-07

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-07. Hỏi Gemini ngay trên Chrome

Tình huống · 8 phút

Đang đọc một văn bản dài trên trình duyệt, muốn tóm tắt hoặc hỏi nhanh mà không phải chép sang chỗ khác.

Gửi vào:

Trang văn bản Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (tìm trên vanban.chinhphu.vn)
Hoặc kéo file 01-quy-che-cua-truong/05_quy-che...pdf vào Chrome

Kết quả

Bản tóm tắt ngay bên cạnh trang đang đọc.

Đạt khi:

Có ghi điều, khoản cho từng ý
Không trộn thông tin ngoài trang đang mở

Lưu ý: Gemini trong Chrome có ở Việt Nam từ 20/04/2026 (TechCrunch đưa tin); hỗ trợ tiếng Việt và đọc file PDF mở trong Chrome: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Buổi 2 · Trạm 3 · B2-07

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 3

B2-07 · Hỏi Gemini ngay trên trang đang đọc

Chrome bản mới nhất, đăng nhập tài khoản Google. Mở trang văn bản.

Bấm nút Gemini trên thanh công cụ (hoặc Alt+G).

Dán câu hỏi; hỏi tiếp trên cùng trang.

Gemini trong Chrome (biểu tượng Gemini góc trên bên phải)

Tóm tắt trang này trong 6 ý cho viên chức văn thư: văn bản quy định gì, áp dụng cho ai, 3 điểm cần nhớ khi trình bày văn bản. Mỗi ý ghi điều, khoản. Không có trên trang thì ghi "Trang không đề cập". Hỏi tiếp: Trang này quy định cỡ chữ của phần nội dung văn bản là bao nhiêu?

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Trạm 4: Google Sheets

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Trạm 4 · B2-08

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 4

B2-08. Gemini trong Google Sheets: theo dõi nhiệm vụ

Tình huống · 15 phút

Phòng có bảng Excel theo dõi 16 nhiệm vụ, cần biết việc nào quá hạn, sắp tới hạn, đơn vị nào trễ nhiều; tô màu tự động.

Gửi vào:

03-file-dau-vao/03_bang-theo-doi-nhiem-vu.xlsx

Kết quả

Bảng việc quá hạn, sắp tới hạn; bảng đếm theo đơn vị; cột Hạn tự tô màu.

Đạt khi:

Ngày 06/11/2026: 4 việc quá hạn (Sửa 2 máy phòng máy số 3; Kế hoạch tập huấn PCCC; Danh sách đề nghị thi đua Khoa Y tế công cộng; Báo cáo tháng 10 Khoa Dược); Phòng Quản trị thiết bị quá hạn nhiều nhất (2 việc)
Công thức tô đỏ: =AND($F2<>"Hoàn thành"; $E2
Gemini không sửa dữ liệu gốc khi chưa được yêu cầu

Lưu ý: Gemini trong Sheets cần gói Google AI Pro; đếm theo ngày "hôm nay" nên học hôm khác thì kết quả khác: đối chiếu với file kết quả (tính ngày 06/11/2026).

Buổi 2 · Trạm 4 · B2-08

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 4

B2-08 · Ba câu hỏi Gemini trong Sheets

drive.google.com > Mới > Tải tệp lên > chọn file .xlsx. Mở bằng Google Trang tính, Tệp > Lưu dưới dạng Google Trang tính.

Bấm biểu tượng Gemini góc trên bên phải, dán Câu 1, Câu 2.

Câu 3: làm theo công thức Gemini đưa, hoặc dán sẵn công thức ở slide.

Google Sheets · bảng Gemini bên phải

Câu 1. Liệt kê các nhiệm vụ chưa hoàn thành đã quá hạn tính đến hôm nay, và các nhiệm vụ còn 7 ngày nữa tới hạn. Trình bày bảng: Nhiệm vụ, Đơn vị, Hạn, Số ngày quá hạn hoặc còn lại. Câu 2. Đếm số nhiệm vụ theo trạng thái của từng đơn vị. Đơn vị nào có nhiều việc quá hạn nhất? Câu 3. Hướng dẫn tôi định dạng có điều kiện cho cột Hạn: tô đỏ việc chưa hoàn thành đã quá hạn, tô cam việc còn 3 ngày tới hạn. Bảng tính đặt vùng Việt Nam.

Buổi 2 · Trạm 4 · B2-08

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 4

B2-08, B2-09 · Kết quả để đối chiếu (ngày 06/11/2026)

Kết quả mẫu

05-ket-qua-mau/04_ket-qua-sheets.docx

Đạt khi:

Ngày 06/11/2026: 4 việc quá hạn (Sửa 2 máy phòng máy số 3; Kế hoạch tập huấn PCCC; Danh sách đề nghị thi đua Khoa Y tế công cộng; Báo cáo tháng 10 Khoa Dược); Phòng Quản trị thiết bị quá hạn nhiều nhất (2 việc)
Công thức tô đỏ: =AND($F2<>"Hoàn thành"; $E2
Gemini không sửa dữ liệu gốc khi chưa được yêu cầu
Ô tổng nhiệm vụ = 16; số việc theo trạng thái khớp bảng

Anh chị tự làm dán công thức tô màu vào Định dạng có điều kiện; tạo Canvas ở bài B2-09.

Buổi 2 · Trạm 4 · B2-09

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 4

B2-09. Sheets Canvas: biến bảng thành bảng điều khiển

Tình huống · 12 phút

Lãnh đạo phòng muốn nhìn một trang: bao nhiêu việc, đơn vị nào trễ, kéo thả thẻ việc giữa các cột trạng thái.

Gửi vào:

Google Trang tính tạo từ 03_bang-theo-doi-nhiem-vu.xlsx ở bài B2-08

Kết quả

Bảng điều khiển có biểu đồ và bảng Kanban dựng từ dữ liệu.

Đạt khi:

Ô tổng nhiệm vụ = 16; số việc theo trạng thái khớp bảng
Biểu đồ đúng 8 đơn vị
Thẻ quá hạn có viền đỏ

Lưu ý: Sheets Canvas ra mắt tháng 8/2026 (Google Workspace Updates). Các nguồn chưa thống nhất việc kéo thả có ghi ngược vào bảng tính: [Cần xác nhận lại]. Dữ liệu đổi thì tạo lại Canvas.

Buổi 2 · Trạm 4 · B2-09

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 4

B2-09 · Sheets Canvas: bảng điều khiển và Kanban

Mở bảng tính, bấm Gemini > chọn Canvas (hoặc nút Canvas trên thanh công cụ).

Dán Yêu cầu 1, chờ bảng điều khiển hiện ra.

Dán Yêu cầu 2 để có bảng kéo thả theo trạng thái.

Google Sheets · Canvas (Gemini)

Yêu cầu 1:Tạo bảng điều khiển từ trang tính NhiemVu: 4 ô số lớn (tổng nhiệm vụ, hoàn thành, đang làm, quá hạn); biểu đồ cột số nhiệm vụ theo đơn vị, chia màu theo trạng thái; danh sách việc quá hạn xếp theo hạn sớm nhất. Chữ tiếng Việt. Yêu cầu 2:Tạo bảng Kanban 4 cột theo cột Trạng thái: Chưa làm, Đang làm, Chờ duyệt, Hoàn thành. Mỗi thẻ ghi nhiệm vụ, đơn vị, hạn; thẻ quá hạn viền đỏ.

Buổi 2 · Bản đồ buổi học

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhBản đồ

Trạm 5: Flow, việc theo lịch

Gemini và Kỹ năng

Trợ lý văn thư gọi lại mọi lúc

13h30

NotebookLM

Hỏi đáp quy chế, slide, sơ đồ tư duy

14h05

Canvas, Gmail, Chrome

Sơ đồ hóa văn bản, trả lời thư

15h05

Google Sheets

Gemini trong Sheets, Sheets Canvas

15h45

Flow, việc theo lịch

Video ngắn, Gemini tự nhắc việc

16h25

Buổi 2 · Trạm 5 · B2-10

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 5

B2-10. Google Flow: video 8 giây cho bản tin

Tình huống · 12 phút

Bản tin nội bộ cần một đoạn video ngắn giới thiệu lớp tập huấn AI cho viên chức văn phòng.

Gửi vào:

Không cần file. (Tùy chọn: 1 ảnh phòng học đã xin phép, không có khuôn mặt rõ)

Kết quả

1 video MP4 8 giây.

Đạt khi:

Đúng cảnh phòng máy, không chữ, không logo
Không có khuôn mặt cận cảnh
Ghi rõ "video tạo bằng AI" khi đăng

Lưu ý: Gói AI Pro có 1.000 tín dụng Flow mỗi tháng; video có hình mờ ở Việt Nam (nguồn bên thứ ba, tra 06/11/2026): [Cần xác nhận lại] số tín dụng mỗi lần tạo.

Buổi 2 · Trạm 5 · B2-10

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 5

B2-10 · Prompt video Google Flow

labs.google/flow, đăng nhập tài khoản Google AI Pro, Dự án mới.

Chọn Văn bản thành video (Text to Video), mô hình Veo bản Nhanh (Fast) để tốn ít tín dụng.

Dán prompt, tạo. Chọn bản đẹp nhất, tải về MP4.

Google Flow (labs.google/flow)

Video 8 giây, ngang 16:9, phong cách phim tài liệu chân thực.Phòng máy tính của một trường đại học y dược ở Việt Nam, buổi sáng, ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ.Khoảng 10 viên chức văn phòng mặc áo sơ mi ngồi trước máy tính, chăm chú làm theo màn chiếu phía trước; giảng viên đi giữa các dãy bàn chỉ dẫn.Máy quay đẩy chậm từ cuối phòng lên phía trước.Không có chữ, logo, khuôn mặt cận cảnh. Âm thanh: tiếng gõ phím nhẹ, nhạc nền nhẹ nhàng.

Buổi 2 · Trạm 5 · Việc theo lịch

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 5

Việc theo lịch: Gemini tự chạy vào giờ đã hẹn

Định nghĩa

Việc theo lịch là yêu cầu Gemini tự thực hiện lại theo giờ, ngày đã đặt, rồi gửi kết quả cho mình.

Ví von

Như nhờ một đồng nghiệp: "Sáng thứ Hai nào cũng nhắc tôi việc sắp tới hạn nhé".

Ví dụ

8 giờ sáng thứ Hai: tóm tắt thư chưa đọc tuần qua và liệt kê việc sắp tới hạn trong 7 ngày.

Buổi 2 · Trạm 5 · B2-11

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 5

B2-11. Việc theo lịch: Gemini tự nhắc việc đầu tuần

Tình huống · 8 phút

Sáng thứ Hai nào cũng phải dò thư, dò hạn nộp. Giao cho Gemini tự làm lúc 8 giờ và gửi kết quả.

Gửi vào:

Không cần file.

Kết quả

1 hành động theo lịch đang bật.

Đạt khi:

Gemini xác nhận: thứ Hai hằng tuần, 8 giờ sáng
Thấy lịch trong mục Hành động theo lịch

Lưu ý: Tối đa 10 hành động theo lịch cùng lúc (support.google.com/gemini/answer/16316416, tra 04/11/2026). Giờ chạy là gần đúng.

Buổi 2 · Trạm 5 · B2-11

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTrạm 5

B2-11 · Đặt việc "báo cáo đầu tuần"

Gõ prompt vào khung chat Gemini.

Đọc phần Gemini xác nhận lịch: giờ, tần suất, nội dung.

Xem, sửa, tạm dừng: Cài đặt và trợ giúp > Hành động theo lịch.

Gemini · khung chat (Hành động theo lịch)

Mỗi sáng thứ Hai lúc 8 giờ, hãy:1. Tóm tắt các thư chưa đọc trong Gmail của tôi từ thứ Hai tuần trước, nhóm theo người gửi.2. Liệt kê các việc có chữ "hạn" hoặc "deadline" sắp đến trong 7 ngày tới, kèm ngày hạn.3. Gợi ý 3 việc tôi nên làm trước.Trình bày ngắn gọn, tối đa 15 dòng.

Buổi 2 · Dự phòng · B2-12

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhDự phòng

B2-12. Dự phòng: Apps Script dashboard tự cập nhật

Tình huống · 25 phút

Còn thời gian thì làm: bảng chỉ tiêu 8 đơn vị trên Google Sheets thành trang dashboard web, sửa số trong bảng là dashboard tự cập nhật sau 15 giây.

Gửi vào:

03-file-dau-vao/04_bang-chi-tieu-8-don-vi.xlsx
03-file-dau-vao/05_apps-script/Code.gs và Dashboard.html

Kết quả

Trang dashboard web: 4 ô số, biểu đồ theo đơn vị, lọc theo quý, tự làm mới 15 giây.

Đạt khi:

Tổng chỉ tiêu cả năm, tỷ lệ hoàn thành khớp bảng (xem file kết quả)
Sửa số trong bảng, sau 15 giây dashboard đổi theo
Chỉ chia sẻ "Chỉ mình tôi" hoặc trong tổ chức; không để công khai dữ liệu thật

Lưu ý: Lần đầu chạy Google hỏi cấp quyền "ứng dụng chưa được xác minh": bấm Nâng cao > Đi tới dự án. Đây là dự án của chính mình nên an toàn.

Buổi 2 · Dự phòng · B2-12

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhDự phòng

B2-12 · Các bước dựng dashboard Apps Script

Tải .xlsx lên Drive, mở bằng Google Trang tính, Lưu dưới dạng Google Trang tính. Trang tính phải tên ChiTieu.

Tiện ích mở rộng > Apps Script. Dán nội dung Code.gs vào file Code.gs.

Dấu + > HTML, đặt tên Dashboard, dán nội dung Dashboard.html. Lưu.

Triển khai > Triển khai mới > Ứng dụng web: Thực thi với tư cách Tôi; Ai có quyền truy cập: Chỉ mình tôi. Cấp quyền, mở đường dẫn.

Sửa một số ở cột Đã thực hiện, chờ 15 giây, xem dashboard đổi.

Google Sheets · Tiện ích > Apps Script

(Prompt nhờ Gemini giải thích hoặc sửa code, dán kèm nội dung Code.gs)Giải thích đoạn Apps Script này cho người không biết lập trình: hàm nào đọc dữ liệu, hàm nào hiển thị trang, dữ liệu tự làm mới sau bao lâu. Sau đó thêm một ô lọc theo đơn vị, giữ nguyên các phần khác.

Buổi 2 · Tóm tắt

Viện Ứng dụng Khoa học Hành chínhTóm tắt

Tóm tắt buổi chiều

Kỹ năng đóng gói cách làm của Trường; gửi kèm mẫu để nhận về file đúng thể thức.

NotebookLM chỉ trả lời từ nguồn mình nạp; luôn bấm số trích dẫn; bản quét dễ đọc sai.

Canvas vẽ sơ đồ; Gemini trong Sheets và Sheets Canvas đọc bảng; việc theo lịch tự nhắc việc.

Sản phẩm nộp: Kỹ năng tro-ly-van-thu; 1 thông báo; sổ tay quy chế và 4 câu trả lời có trích dẫn; 1 sơ đồ Canvas; 1 thư nháp; bảng nhiệm vụ tô màu và Canvas; 1 việc theo lịch. Sáng mai: AI Agent trên Antigravity.