Buổi 2: Gemini và NotebookLM trong quản lý thông tin, điều hành công việc

Tạo một Kỹ năng tên "tro-ly-van-thu" cho Trường Đại học Y Dược Cần Thơ.
Nhiệm vụ: soạn văn bản hành chính từ ghi chú thô.
1. Chưa rõ loại văn bản thì hỏi tôi bằng câu trắc nghiệm (thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời, biên bản).
2. Chọn đúng mẫu trong Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020: Mẫu 4 (văn bản có tên loại), Mẫu 5 (công văn), Mẫu 6 (giấy mời), Mẫu 8 (biên bản).
3. Thể thức theo Phụ lục I kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT: Times New Roman, số ký hiệu đúng loại, nơi nhận có dòng "Lưu: VT, [đơn vị] (2)."
4. Nếu tôi gửi kèm file mẫu Word thì điền thẳng vào file đó, giữ nguyên phần đầu, phông, lề, khối chữ ký.
5. Chỉ dùng thông tin tôi đưa; thiếu thì để [...]. Giữ nguyên mọi chỗ trong ngoặc vuông.
6. Cuối bài liệt kê: thông tin còn thiếu, chỗ chưa chắc.

Dùng Kỹ năng tro-ly-van-thu.
Tôi gửi kèm 2 file:
- File 1: 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx: mẫu văn bản có tên loại của Trường (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).
- File 2: 01_ghi-chu-doi-lich-thi.docx: ghi chú của Phòng Đào tạo.
Soạn THÔNG BÁO (số ký hiệu .../TB-ĐHYDCT) theo đúng bố cục File 1, chỉ dùng thông tin File 2.
Ngày giờ ghi dạng "thứ Sáu, ngày 27/11/2026". Thiếu thì để [...].
Trình bày trong Canvas để tôi xuất sang Google Tài liệu.

Câu 1. Theo Phụ lục I kèm Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ, lề trên, lề dưới, lề phải, lề trái là bao nhiêu mm? Dùng phông chữ gì? Trích nguyên văn.

Câu 2. Khi lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản quản lý nội bộ, thời gian gửi ý kiến tối thiểu là bao nhiêu ngày? Ghi rõ điều, khoản.

Câu 3. Đơn vị nào chủ trì thẩm định dự thảo văn bản quản lý nội bộ? Hồ sơ trình Hiệu trưởng ký ban hành gồm những gì?

Câu 4. Quy chế có quy định mức phạt tiền khi ban hành văn bản sai thể thức không? Nếu tài liệu không nói, trả lời đúng câu "Tài liệu không đề cập".

Đoạn 1 (slide):
Tạo bộ 8 slide tiếng Việt phổ biến Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ của Trường cho viên chức văn phòng mới. Gồm: phạm vi áp dụng; 5 bước từ soạn thảo tới ký ban hành; lấy ý kiến góp ý; thẩm định; thể thức trình bày (lề, phông, cỡ chữ); 5 lỗi hay gặp. Mỗi slide tối đa 5 ý, ghi điều, khoản nguồn ở chân slide.

Đoạn 2 (âm thanh):
Tạo bản tóm tắt âm thanh tiếng Việt khoảng 5 phút cho viên chức văn phòng mới: khi nào dùng Quy chế kèm QĐ 1494, khi nào dùng Quy định kèm QĐ 1488; quy trình trình ký một văn bản; năm lỗi thể thức hay gặp. Giọng thân thiện, ví dụ ở văn phòng khoa, phòng.

Yêu cầu 1:
Từ file Quy chế đính kèm (Điều 16 tới Điều 19), vẽ sơ đồ quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ thành trang web một trang: mỗi bước một ô, mũi tên nối, ghi đơn vị thực hiện và điều, khoản nguồn dưới mỗi ô. Chỉ dùng nội dung trong file, không thêm bước. Chữ tiếng Việt, màu xanh lá đậm và trắng.

Yêu cầu 2:
Từ file mẫu công văn đính kèm (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT), vẽ hình trang công văn khổ A4 có đánh số 1 tới 9 cho từng thành phần (tên cơ quan, Quốc hiệu, số ký hiệu, trích yếu V/v, địa danh ngày tháng, Kính gửi, nội dung, nơi nhận, chữ ký). Bên cạnh là bảng giải thích ngắn từng số.

Đọc chuỗi thư (file đính kèm hoặc chuỗi thư đang mở).
1. Tóm tắt 5 dòng: ai yêu cầu, việc gì, hạn chót, đã có gì, còn vướng gì.
2. Soạn thư trả lời gửi Phòng Tổ chức cán bộ, ký tên Khoa Dược:
- Xác nhận đã nhận thư và thư nhắc.
- Khoa gửi danh sách trước 16 giờ 00, thứ Tư, ngày 18/11/2026.
- Hỏi lại: viên chức đang hợp đồng lao động có đưa vào danh sách không.
- Lời lẽ trang trọng, tối đa 8 dòng, không dùng "Trân trọng cảm ơn" lặp lại.

Tóm tắt trang này trong 6 ý cho viên chức văn thư: văn bản quy định gì, áp dụng cho ai, 3 điểm cần nhớ khi trình bày văn bản. Mỗi ý ghi điều, khoản. Không có trên trang thì ghi "Trang không đề cập".

Hỏi tiếp: Trang này quy định cỡ chữ của phần nội dung văn bản là bao nhiêu?

Câu 1. Liệt kê các nhiệm vụ chưa hoàn thành đã quá hạn tính đến hôm nay, và các nhiệm vụ còn 7 ngày nữa tới hạn. Trình bày bảng: Nhiệm vụ, Đơn vị, Hạn, Số ngày quá hạn hoặc còn lại.

Câu 2. Đếm số nhiệm vụ theo trạng thái của từng đơn vị. Đơn vị nào có nhiều việc quá hạn nhất?

Câu 3. Hướng dẫn tôi định dạng có điều kiện cho cột Hạn: tô đỏ việc chưa hoàn thành đã quá hạn, tô cam việc còn 3 ngày tới hạn. Bảng tính đặt vùng Việt Nam.

Yêu cầu 1:
Tạo bảng điều khiển từ trang tính NhiemVu: 4 ô số lớn (tổng nhiệm vụ, hoàn thành, đang làm, quá hạn); biểu đồ cột số nhiệm vụ theo đơn vị, chia màu theo trạng thái; danh sách việc quá hạn xếp theo hạn sớm nhất. Chữ tiếng Việt.

Yêu cầu 2:
Tạo bảng Kanban 4 cột theo cột Trạng thái: Chưa làm, Đang làm, Chờ duyệt, Hoàn thành. Mỗi thẻ ghi nhiệm vụ, đơn vị, hạn; thẻ quá hạn viền đỏ.

Video 8 giây, ngang 16:9, phong cách phim tài liệu chân thực.
Phòng máy tính của một trường đại học y dược ở Việt Nam, buổi sáng, ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ.
Khoảng 10 viên chức văn phòng mặc áo sơ mi ngồi trước máy tính, chăm chú làm theo màn chiếu phía trước; giảng viên đi giữa các dãy bàn chỉ dẫn.
Máy quay đẩy chậm từ cuối phòng lên phía trước.
Không có chữ, logo, khuôn mặt cận cảnh. Âm thanh: tiếng gõ phím nhẹ, nhạc nền nhẹ nhàng.

Mỗi sáng thứ Hai lúc 8 giờ, hãy:
1. Tóm tắt các thư chưa đọc trong Gmail của tôi từ thứ Hai tuần trước, nhóm theo người gửi.
2. Liệt kê các việc có chữ "hạn" hoặc "deadline" sắp đến trong 7 ngày tới, kèm ngày hạn.
3. Gợi ý 3 việc tôi nên làm trước.
Trình bày ngắn gọn, tối đa 15 dòng.