File thực hành Buổi 2

Mỗi lần soạn văn bản lại phải dán quy định, mẫu của Trường. Đóng gói một lần thành Kỹ năng, cả phòng gọi ra dùng chung một chuẩn.

File đưa vào:

• 02-skill-mau/tro-ly-van-thu/SKILL.md (bộ hướng dẫn soạn sẵn, 375 dòng)
• Hoặc 02-skill-mau/tro-ly-van-thu.zip nếu Gemini đòi tải lên dạng nén

Tạo một Kỹ năng tên "tro-ly-van-thu" cho Trường Đại học Y Dược Cần Thơ.
Nhiệm vụ: soạn văn bản hành chính từ ghi chú thô.
1. Chưa rõ loại văn bản thì hỏi tôi bằng câu trắc nghiệm (thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời, biên bản).
2. Chọn đúng mẫu trong Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020: Mẫu 4 (văn bản có tên loại), Mẫu 5 (công văn), Mẫu 6 (giấy mời), Mẫu 8 (biên bản).
3. Thể thức theo Phụ lục I kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT: Times New Roman, số ký hiệu đúng loại, nơi nhận có dòng "Lưu: VT, [đơn vị] (2)."
4. Nếu tôi gửi kèm file mẫu Word thì điền thẳng vào file đó, giữ nguyên phần đầu, phông, lề, khối chữ ký.
5. Chỉ dùng thông tin tôi đưa; thiếu thì để [...]. Giữ nguyên mọi chỗ trong ngoặc vuông.
6. Cuối bài liệt kê: thông tin còn thiếu, chỗ chưa chắc.

Kết quả: Kỹ năng tro-ly-van-thu hiện trong danh sách Kỹ năng của tài khoản.

Đạt khi:

• Kỹ năng có tên tro-ly-van-thu, mở ra thấy đủ 6 ý hướng dẫn
• Gõ "Dùng Kỹ năng tro-ly-van-thu" ở cuộc trò chuyện mới thì Gemini nhận ra Kỹ năng

Cần tài khoản Google cá nhân từ 18 tuổi, gói Google AI Pro, bật Lưu giữ hoạt động (support.google.com/gemini/answer/17094296, tra 04/11/2026). Tên nút tiếng Việt: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Phòng Đào tạo cần thông báo gấp: lịch thi kết thúc học phần đợt 2 dời một tuần. Dùng Kỹ năng vừa tạo, gửi kèm mẫu của Trường, nhận về file Word.

File đưa vào:

• 03-file-dau-vao/01_ghi-chu-doi-lich-thi.docx (ghi chú)
• 04-mau-cua-truong/01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx (Mẫu 4)

Dùng Kỹ năng tro-ly-van-thu.
Tôi gửi kèm 2 file:
- File 1: 01_mau-4-van-ban-co-ten-loai.docx: mẫu văn bản có tên loại của Trường (Mẫu 4, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT ngày 31/7/2020).
- File 2: 01_ghi-chu-doi-lich-thi.docx: ghi chú của Phòng Đào tạo.
Soạn THÔNG BÁO (số ký hiệu .../TB-ĐHYDCT) theo đúng bố cục File 1, chỉ dùng thông tin File 2.
Ngày giờ ghi dạng "thứ Sáu, ngày 27/11/2026". Thiếu thì để [...].
Trình bày trong Canvas để tôi xuất sang Google Tài liệu.

Kết quả: File Word thông báo đúng Mẫu 4. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/01_thong-bao-doi-lich-thi.docx

Đạt khi:

• Số: .../TB-ĐHYDCT; tên loại THÔNG BÁO, trích yếu "Về việc..."
• Dời từ thứ Sáu, ngày 20/11/2026 sang thứ Sáu, ngày 27/11/2026; giữ nguyên phòng thi, giờ thi
• Lý do: trùng Hội nghị khoa học của Trường; các khoa báo sinh viên trước ngày 23/11/2026
• Ký KT. HIỆU TRƯỞNG, PHÓ HIỆU TRƯỞNG; nơi nhận có dòng Lưu: VT, ĐT (2).

Xuất sang Google Tài liệu rồi tải .docx có thể làm lệch lề, phông: mở bằng Word kiểm lại. Đường chắc nhất: dùng ChatGPT như Buổi 1.

Viên chức hay hỏi nhau: lề bao nhiêu, góp ý dự thảo mấy ngày, ai thẩm định. Nạp quy chế của Trường vào NotebookLM, hỏi là có câu trả lời kèm số trích dẫn tới đúng đoạn gốc.

File đưa vào:

• 01-quy-che-cua-truong/: 7 file (QĐ 1494 và Quy chế kèm theo, Phụ lục I, II kèm Quy chế; QĐ 1488, Phụ lục I, Phụ lục V kèm QĐ 1488)

Câu 1. Theo Phụ lục I kèm Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ, lề trên, lề dưới, lề phải, lề trái là bao nhiêu mm? Dùng phông chữ gì? Trích nguyên văn.

Câu 2. Khi lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản quản lý nội bộ, thời gian gửi ý kiến tối thiểu là bao nhiêu ngày? Ghi rõ điều, khoản.

Câu 3. Đơn vị nào chủ trì thẩm định dự thảo văn bản quản lý nội bộ? Hồ sơ trình Hiệu trưởng ký ban hành gồm những gì?

Câu 4. Quy chế có quy định mức phạt tiền khi ban hành văn bản sai thể thức không? Nếu tài liệu không nói, trả lời đúng câu "Tài liệu không đề cập".

Kết quả: 4 câu trả lời có số trích dẫn; so với đáp án mẫu. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/02_dap-an-hoi-dap-notebooklm.docx

Đạt khi:

• Câu 1: trên, dưới, phải 15 tới 20 mm; trái 30 tới 35 mm; Times New Roman (Phụ lục I kèm Quy chế, Phần I, mục 3, 4)
• Câu 2: tối thiểu 5 ngày làm việc (Điều 17 khoản 3 Quy chế)
• Câu 3: Văn phòng Trường chủ trì (Điều 18 khoản 1); hồ sơ 4 nhóm tài liệu (Điều 19 khoản 1)
• Câu 4: NotebookLM trả lời "Tài liệu không đề cập", không tự bịa mức phạt

QĐ 1488 và Phụ lục I kèm QĐ 1488 là bản quét, lớp chữ nhận dạng sai nhiều: câu hỏi về QĐ 1488 dễ trả lời sai. Phụ lục V dùng bản Word Trường gửi nên đọc tốt.

Phòng cần tài liệu phổ biến Quy chế cho viên chức mới: một bộ slide, một sơ đồ tư duy, một bản nghe 5 phút. NotebookLM làm từ đúng sổ tay vừa nạp.

File đưa vào:

• Sổ tay "Quy chế văn bản Trường" ở bài B2-03

Đoạn 1 (slide):
Tạo bộ 8 slide tiếng Việt phổ biến Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ của Trường cho viên chức văn phòng mới. Gồm: phạm vi áp dụng; 5 bước từ soạn thảo tới ký ban hành; lấy ý kiến góp ý; thẩm định; thể thức trình bày (lề, phông, cỡ chữ); 5 lỗi hay gặp. Mỗi slide tối đa 5 ý, ghi điều, khoản nguồn ở chân slide.

Đoạn 2 (âm thanh):
Tạo bản tóm tắt âm thanh tiếng Việt khoảng 5 phút cho viên chức văn phòng mới: khi nào dùng Quy chế kèm QĐ 1494, khi nào dùng Quy định kèm QĐ 1488; quy trình trình ký một văn bản; năm lỗi thể thức hay gặp. Giọng thân thiện, ví dụ ở văn phòng khoa, phòng.

Kết quả: Bộ slide PDF, sơ đồ tư duy, file âm thanh do NotebookLM tạo.

Đạt khi:

• Slide đúng 5 bước Điều 16 tới Điều 19; có ghi nguồn điều, khoản
• Sơ đồ tư duy có nhánh Soạn thảo, Lấy ý kiến, Thẩm định, Ký ban hành, Thể thức
• Không có số liệu, mức phạt nào ngoài văn bản

Slide và bản nghe do AI tạo có thể sai hình, sai chữ: giảng viên xem lại trước khi phát. Tên mục Studio tiếng Việt: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Quy trình ban hành văn bản dài 4 điều, viên chức đọc khó nhớ. Canvas vẽ lại thành sơ đồ một trang; công văn Mẫu 5 vẽ thành ảnh có đánh số từng thành phần để dán lên bảng tin phòng.

File đưa vào:

• 01-quy-che-cua-truong/05_quy-che-xay-dung-ban-hanh-vb-qlnb-qd-1494.pdf
• 04-mau-cua-truong/02_mau-5-cong-van.docx

Yêu cầu 1:
Từ file Quy chế đính kèm (Điều 16 tới Điều 19), vẽ sơ đồ quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nội bộ thành trang web một trang: mỗi bước một ô, mũi tên nối, ghi đơn vị thực hiện và điều, khoản nguồn dưới mỗi ô. Chỉ dùng nội dung trong file, không thêm bước. Chữ tiếng Việt, màu xanh lá đậm và trắng.

Yêu cầu 2:
Từ file mẫu công văn đính kèm (Mẫu 5, Phụ lục V kèm Quyết định số 1488/QĐ-ĐHYDCT), vẽ hình trang công văn khổ A4 có đánh số 1 tới 9 cho từng thành phần (tên cơ quan, Quốc hiệu, số ký hiệu, trích yếu V/v, địa danh ngày tháng, Kính gửi, nội dung, nơi nhận, chữ ký). Bên cạnh là bảng giải thích ngắn từng số.

Kết quả: Hai trang Canvas: sơ đồ quy trình và hình công văn có đánh số.

Đạt khi:

• Sơ đồ có đúng các bước: soạn thảo (Điều 16), lấy ý kiến (Điều 17), thẩm định (Điều 18), trình ký ban hành (Điều 19)
• Góp ý tối thiểu 5 ngày làm việc; Văn phòng Trường thẩm định
• Hình công văn có đủ 9 thành phần, "Số: .../ĐHYDCT-..." tên Trường đứng trước

Canvas có thể vẽ thừa bước: đối chiếu lại với Điều 16 tới 19 trước khi dùng.

Phòng Tổ chức cán bộ gửi thư, rồi gửi thư nhắc, đề nghị Khoa Dược gửi danh sách đề nghị khen thưởng. Cần trả lời đúng mực, xác nhận hạn, hỏi lại điểm chưa rõ.

File đưa vào:

• 03-file-dau-vao/02_chuoi-thu-can-tra-loi.docx (chuỗi 2 thư giả lập)

Đọc chuỗi thư (file đính kèm hoặc chuỗi thư đang mở).
1. Tóm tắt 5 dòng: ai yêu cầu, việc gì, hạn chót, đã có gì, còn vướng gì.
2. Soạn thư trả lời gửi Phòng Tổ chức cán bộ, ký tên Khoa Dược:
- Xác nhận đã nhận thư và thư nhắc.
- Khoa gửi danh sách trước 16 giờ 00, thứ Tư, ngày 18/11/2026.
- Hỏi lại: viên chức đang hợp đồng lao động có đưa vào danh sách không.
- Lời lẽ trang trọng, tối đa 8 dòng, không dùng "Trân trọng cảm ơn" lặp lại.

Kết quả: Bản tóm tắt 5 dòng và thư trả lời nháp. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/03_thu-tra-loi-mau.docx

Đạt khi:

• Tóm tắt đúng hạn 16 giờ 00, thứ Sáu, ngày 20/11/2026 và mẫu số 01-KT
• Thư trả lời nêu hạn 18/11/2026 và câu hỏi về hợp đồng lao động
• Không bịa số lượng viên chức, không hứa thay lãnh đạo

Gemini trong Gmail chỉ soạn nháp; người gửi chịu trách nhiệm nội dung. Thư công vụ có thông tin nhạy cảm thì không dán lên AI.

Đang đọc một văn bản dài trên trình duyệt, muốn tóm tắt hoặc hỏi nhanh mà không phải chép sang chỗ khác.

File đưa vào:

• Trang văn bản Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (tìm trên vanban.chinhphu.vn)
• Hoặc kéo file 01-quy-che-cua-truong/05_quy-che...pdf vào Chrome

Tóm tắt trang này trong 6 ý cho viên chức văn thư: văn bản quy định gì, áp dụng cho ai, 3 điểm cần nhớ khi trình bày văn bản. Mỗi ý ghi điều, khoản. Không có trên trang thì ghi "Trang không đề cập".

Hỏi tiếp: Trang này quy định cỡ chữ của phần nội dung văn bản là bao nhiêu?

Kết quả: Bản tóm tắt ngay bên cạnh trang đang đọc.

Đạt khi:

• Có ghi điều, khoản cho từng ý
• Không trộn thông tin ngoài trang đang mở

Gemini trong Chrome có ở Việt Nam từ 20/04/2026 (TechCrunch đưa tin); hỗ trợ tiếng Việt và đọc file PDF mở trong Chrome: [Cần xác nhận lại] trên máy.

Phòng có bảng Excel theo dõi 16 nhiệm vụ, cần biết việc nào quá hạn, sắp tới hạn, đơn vị nào trễ nhiều; tô màu tự động.

File đưa vào:

• 03-file-dau-vao/03_bang-theo-doi-nhiem-vu.xlsx

Câu 1. Liệt kê các nhiệm vụ chưa hoàn thành đã quá hạn tính đến hôm nay, và các nhiệm vụ còn 7 ngày nữa tới hạn. Trình bày bảng: Nhiệm vụ, Đơn vị, Hạn, Số ngày quá hạn hoặc còn lại.

Câu 2. Đếm số nhiệm vụ theo trạng thái của từng đơn vị. Đơn vị nào có nhiều việc quá hạn nhất?

Câu 3. Hướng dẫn tôi định dạng có điều kiện cho cột Hạn: tô đỏ việc chưa hoàn thành đã quá hạn, tô cam việc còn 3 ngày tới hạn. Bảng tính đặt vùng Việt Nam.

Kết quả: Bảng việc quá hạn, sắp tới hạn; bảng đếm theo đơn vị; cột Hạn tự tô màu. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/04_ket-qua-sheets.docx

Đạt khi:

• Ngày 06/11/2026: 4 việc quá hạn (Sửa 2 máy phòng máy số 3; Kế hoạch tập huấn PCCC; Danh sách đề nghị thi đua Khoa Y tế công cộng; Báo cáo tháng 10 Khoa Dược); Phòng Quản trị thiết bị quá hạn nhiều nhất (2 việc)
• Công thức tô đỏ: =AND($F2<>"Hoàn thành"; $E2<TODAY())
• Gemini không sửa dữ liệu gốc khi chưa được yêu cầu

Gemini trong Sheets cần gói Google AI Pro; đếm theo ngày "hôm nay" nên học hôm khác thì kết quả khác: đối chiếu với file kết quả (tính ngày 06/11/2026).

Lãnh đạo phòng muốn nhìn một trang: bao nhiêu việc, đơn vị nào trễ, kéo thả thẻ việc giữa các cột trạng thái.

File đưa vào:

• Google Trang tính tạo từ 03_bang-theo-doi-nhiem-vu.xlsx ở bài B2-08

Yêu cầu 1:
Tạo bảng điều khiển từ trang tính NhiemVu: 4 ô số lớn (tổng nhiệm vụ, hoàn thành, đang làm, quá hạn); biểu đồ cột số nhiệm vụ theo đơn vị, chia màu theo trạng thái; danh sách việc quá hạn xếp theo hạn sớm nhất. Chữ tiếng Việt.

Yêu cầu 2:
Tạo bảng Kanban 4 cột theo cột Trạng thái: Chưa làm, Đang làm, Chờ duyệt, Hoàn thành. Mỗi thẻ ghi nhiệm vụ, đơn vị, hạn; thẻ quá hạn viền đỏ.

Kết quả: Bảng điều khiển có biểu đồ và bảng Kanban dựng từ dữ liệu. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/04_ket-qua-sheets.docx

Đạt khi:

• Ô tổng nhiệm vụ = 16; số việc theo trạng thái khớp bảng
• Biểu đồ đúng 8 đơn vị
• Thẻ quá hạn có viền đỏ

Sheets Canvas ra mắt tháng 8/2026 (Google Workspace Updates). Các nguồn chưa thống nhất việc kéo thả có ghi ngược vào bảng tính: [Cần xác nhận lại]. Dữ liệu đổi thì tạo lại Canvas.

Bản tin nội bộ cần một đoạn video ngắn giới thiệu lớp tập huấn AI cho viên chức văn phòng.

File đưa vào:

• Không cần file. (Tùy chọn: 1 ảnh phòng học đã xin phép, không có khuôn mặt rõ)

Video 8 giây, ngang 16:9, phong cách phim tài liệu chân thực.
Phòng máy tính của một trường đại học y dược ở Việt Nam, buổi sáng, ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ.
Khoảng 10 viên chức văn phòng mặc áo sơ mi ngồi trước máy tính, chăm chú làm theo màn chiếu phía trước; giảng viên đi giữa các dãy bàn chỉ dẫn.
Máy quay đẩy chậm từ cuối phòng lên phía trước.
Không có chữ, logo, khuôn mặt cận cảnh. Âm thanh: tiếng gõ phím nhẹ, nhạc nền nhẹ nhàng.

Kết quả: 1 video MP4 8 giây.

Đạt khi:

• Đúng cảnh phòng máy, không chữ, không logo
• Không có khuôn mặt cận cảnh
• Ghi rõ "video tạo bằng AI" khi đăng

Gói AI Pro có 1.000 tín dụng Flow mỗi tháng; video có hình mờ ở Việt Nam (nguồn bên thứ ba, tra 06/11/2026): [Cần xác nhận lại] số tín dụng mỗi lần tạo.

Sáng thứ Hai nào cũng phải dò thư, dò hạn nộp. Giao cho Gemini tự làm lúc 8 giờ và gửi kết quả.

File đưa vào:

• Không cần file.

Mỗi sáng thứ Hai lúc 8 giờ, hãy:
1. Tóm tắt các thư chưa đọc trong Gmail của tôi từ thứ Hai tuần trước, nhóm theo người gửi.
2. Liệt kê các việc có chữ "hạn" hoặc "deadline" sắp đến trong 7 ngày tới, kèm ngày hạn.
3. Gợi ý 3 việc tôi nên làm trước.
Trình bày ngắn gọn, tối đa 15 dòng.

Kết quả: 1 hành động theo lịch đang bật.

Đạt khi:

• Gemini xác nhận: thứ Hai hằng tuần, 8 giờ sáng
• Thấy lịch trong mục Hành động theo lịch

Tối đa 10 hành động theo lịch cùng lúc (support.google.com/gemini/answer/16316416, tra 04/11/2026). Giờ chạy là gần đúng.

Còn thời gian thì làm: bảng chỉ tiêu 8 đơn vị trên Google Sheets thành trang dashboard web, sửa số trong bảng là dashboard tự cập nhật sau 15 giây.

File đưa vào:

• 03-file-dau-vao/04_bang-chi-tieu-8-don-vi.xlsx
• 03-file-dau-vao/05_apps-script/Code.gs và Dashboard.html

(Prompt nhờ Gemini giải thích hoặc sửa code, dán kèm nội dung Code.gs)
Giải thích đoạn Apps Script này cho người không biết lập trình: hàm nào đọc dữ liệu, hàm nào hiển thị trang, dữ liệu tự làm mới sau bao lâu. Sau đó thêm một ô lọc theo đơn vị, giữ nguyên các phần khác.

Kết quả: Trang dashboard web: 4 ô số, biểu đồ theo đơn vị, lọc theo quý, tự làm mới 15 giây. Đối chiếu: 05-ket-qua-mau/05_ket-qua-dashboard.docx

Đạt khi:

• Tổng chỉ tiêu cả năm, tỷ lệ hoàn thành khớp bảng (xem file kết quả)
• Sửa số trong bảng, sau 15 giây dashboard đổi theo
• Chỉ chia sẻ "Chỉ mình tôi" hoặc trong tổ chức; không để công khai dữ liệu thật

Lần đầu chạy Google hỏi cấp quyền "ứng dụng chưa được xác minh": bấm Nâng cao > Đi tới dự án. Đây là dự án của chính mình nên an toàn.